Роботизация закупочных процессов фармацевтической компании «Генериум»
О компании
«Генериум» – научно-производственная компания полного цикла, лидирующая на российском фармацевтическом рынке в сегменте разработки и производства лекарственных препаратов для лечения редких (орфанных) заболеваний.
Собственный научно-исследовательский парк компании осуществляет полный цикл разработки биотехнологических препаратов – от создания молекулы до промышленного производства.
Компания специализируется на выпуске уникального ассортимента лекарств и биомедицинских клеточных продуктов, включая вакцины от COVID-19 и препараты для борьбы с мукополисахаридозом II типа.
Собственный научно-исследовательский парк компании осуществляет полный цикл разработки биотехнологических препаратов – от создания молекулы до промышленного производства.
Компания специализируется на выпуске уникального ассортимента лекарств и биомедицинских клеточных продуктов, включая вакцины от COVID-19 и препараты для борьбы с мукополисахаридозом II типа.
Проблема
Компании «Генериум» требовался полный пересмотр концепции закупочных процессов в департаменте логистики и закупок с последующей организацией сквозной роботизации каждого этапа. Ранее все стадии закупки – от работы с заявкой до создания, согласования и обработки необходимых документов, а также мониторинга оплаты счетов велись вручную в 1С силами нескольких менеджеров, которым приходилось ежедневно обрабатывать десятки заявок от различных поставщиков.
После согласования сценария модернизации был сделан выбор в пользу платформы ROBIN, с которой у заказчика уже был опыт работы. Сценарий автоматизации предусматривал внедрение четырех роботов на всех стадиях процесса закупок.
Задачи
- Снизить трудозатраты сотрудников департамента логистики и закупок;
- Сократить длительность процедуры закупки по категориям канцелярских и хозтоваров;
- Обеспечить внеочередную обработку запросов по категориям;
- Создать решение для роботизации процессов департамента логистики и закупок, которое может быть тиражировано на другие отделы.
Решение
Специалисты Konica Minolta обладают большой экспертизой и опытом внедрения решений на основе RPA-платформы ROBIN, поэтому все этапы внедрения с учетом решения унаследованных технических сложностей были выполнены в течение двух месяцев. За это время были созданы 4 программных робота.
В процессе модернизации представители Konica Minolta также помогли компании «Генериум» мигрировать со старой версии платформы ROBIN на новую.
Уникальность проекта
- Вовлечение человека в процесс снижено до шагов принятия решения и согласования;
- Проект может быть масштабирован на другие категории запросов в департаменте логистики и закупок.
Программные роботы
- 1Приемщик. Получение заявок, формирование сводной таблицы по заказам (номенклатура, поставщик, цена поставщика, срок поставки, условия оплаты).
- 2Рассыльщик. Рассылка запроса поставщикам и сбор их ответов.
- 3Заказчик. Формирование заказа поставщику, регистрация рамочного счета от поставщика.
- 4Трекер. Отслеживание поступления товара, формирование заявки на оплату.
Обновленный процесс закупок
- Сотрудник создает заявку на закупку канцелярских и хозтоваров и направляет ее в департамент логистики и закупок.
- Робот-приемщик формирует запрос.
- Робот-рассыльщик направляет запрос поставщикам и получает их ответы.
- Робот-приемщик формирует сводную таблицу по заказу и направляет на согласование через СЭД.
- Если на этапах согласования все верно, то робот-заказчик получает подтверждение закупки. При наличии вопросов документ отправляется на доработку сотруднику.
- После согласования робот-заказчик отправляет подтверждение поставщику.
- Робот-трекер отслеживает поступление товара в ERP. По факту прихода товара робот-трекер направляет заявку на оплату.
Особенности процесса
- Сотрудники и поставщики согласуют документы или предоставляют необходимую информацию «на вход» роботам.
- 3 раза в день поочередно запускаются все роботы, каждый из которых выполняет свои задачи, постепенно обрабатывая поступающую информацию. Например, утром был отправлен запрос, в обед получено КП, вечером формируется счет и направляется на согласование.
- Сводный файл, который формируется на этапе сбора КП от поставщиков, является основой для пополнения базы закупаемой номенклатуры с атрибутами (цена, срок поставки, условия оплаты).
Результаты
Минимизировано время обработки заявок – трудозатраты на эту задачу не превышают 10% времени одного сотрудника
Закупка канцелярских и хозтоваров производится без ожидания в очереди среди остальных заявок
Сокращен срок выполнения заявки на закупку канцелярских и хозтоваров с 1 недели до 1-2 дней.
Перспективы
- Расширение закупочных категорий для роботов (ИТ, сырье, комплектующие);
- Формирование заявок на оплату (постоплата, предоплата).
Кейсы ROBIN