В условиях дефицита кадров HR-службы активно внедряют цифровые инструменты для повышения эффективности. Однако даже при автоматизации отдельных процессов, сотрудники HR зачастую остаются связующим звеном между системами и продолжают выполнять ряд рутинных задач, таких как перенос данных, проверка документов или сведение отчетов. Внедрение цифрового ассистента HR помогает консолидировать разрозненные операции, тем самым ускорять работу подразделения и минимизировать ошибки сотрудников HR-блока.
Владимир Лагун, руководитель продукта компании SL Soft, рассказал о том, как интеллектуальные помощники позволяют построить эффективный сквозной HR-процесс.
От отдельных операций к комплексным HR-процессам
HR подразделения сегодня используются десятки различных программных продуктов — от офисных пакетов, электронной почты до КЭДО, HRM/HCM, LMS, ATS и т. д. Казалось бы, чем выше степень цифровизации, тем лучше. Но если HR-специалист при выполнении своих функций на каждом шаге вынужден переключаться между этими системами, вручную переносить данные, — это приводит к парадоксу продуктивности, когда производительность сотрудников и отделов не повышается. Наоборот — сроки выполнения задач могут только расти.
Оптимизировать процессы можно с помощью интеллектуальной автоматизации, внедрив цифрового ассистента для HR, который реализован на базе передовых технологий: RPA, OCR и ИИ. Он заменяет сотрудников в выполнении разных задач комплексно, последовательно совершая действия для достижения конечного результата.
Как это выглядит на практике? Для HR-специалиста это чат-интерфейс, в котором можно на естественном языке поставить задачу цифровому помощнику. HR-ассистент распознает запрос, понимает его суть и автоматически запускает сквозной процесс. Рассмотрим на примере приема соискателя на работу:
Если кандидат направил не все необходимые документы, ассистент отправляет повторные запросы до завершения процесса. Когда все документы собраны, он уведомляет HR-специалиста или сигнализирует, если что-то пошло не так.
Если кандидат не отвечает в определенный промежуток времени, ассистент может отправить напоминание или даже связаться с ним напрямую, например, через мессенджер. Это значительно упрощает работу HR-специалистов: больше не нужно вручную переносить данные или проверять электронную почту каждый раз, когда поступают новые документы и обработать входящую корреспонденцию. Ассистент знает, в какое время и к какому ресурсу ему нужно получить доступ, откуда забрать данные и что с ними делать.
Мы выделяем целый ряд источников, с которыми цифровой помощник уже научился работать, вот некоторые из них:
Таким образом, за счет синергии технологий ассистент оказывает оперативную поддержку и кратно повышает эффективность работы сотрудников. Ниже мы рассмотрим, как это реализуется на практике в HR-подразделении.
Сферы и сценарии применения цифровых ассистентов в HR-службе
Цифровые ассистенты находят широкое применение в HR-службе и одинаково полезны для сотрудников разных ролей.
Кадровый специалист. Одной из ключевых задач кадровых специалистов является оформление документов, что включает сбор, проверку и обработку большого объёма данных. Цифровые ассистенты существенно упрощают эти процессы, автоматизируя запрос и сбор документов у кандидатов и сотрудников. Цифровой помощник может проверять полноту пакета личных документов соискателя, верифицировать данные, вносить данные о кандидате в кадровые системы, формировать пакет документов для оформления сотрудника, сохранять сканы личных документов сотрудника в корпоративных базах данных и многое другое.
Рекрутер. Для рекрутера, работающего с потоковыми вакансиями, это — настоящее спасение от рутины. Система умеет анализировать внешние HR-ресурсы и проводить периодическую актуализацию контактов базы кандидатов, связываться с потенциальными соискателями и подтверждать их заинтересованность, проводить первичный скрининг — экспресс-интервью, согласование даты и времени собеседования. Более того, ассистент может автоматизировать проверку и отправку тестовых заданий, а также координировать назначение собеседований. Это освобождает рекрутера от выполнения рутинных операций и позволяет сосредоточиться на более важных задачах, таких как взаимодействие с финальными кандидатами и выбор конверсионных каналов привлечения соискателей.
HR-менеджер. Цифровые ассистенты поддерживают HR-менеджеров на всех этапах жизненного цикла сотрудников в компании. В процессе приема или увольнения сотрудника ассистент помогает оформлять соответствующие документы. При онбординге — занимается подготовкой рабочего места, согласованием и выдачей учетных записей, консультациями новичка по вопросам из корпоративной базы знаний (для этого он распознает запрос и находит в базе релевантный ответ с помощью интеллектуального поиска). Также каждый сотрудник может использовать бота для получения различных справок. Кроме того, цифровые помощники помогают анализировать обратную связь и проводить опросы удовлетворенности, что даёт HR-менеджеру возможность своевременно реагировать на потребности сотрудников, тем самым повышая их удовлетворенности и увеличивая срок их работы в компании. Ассистенты также могут проводить exit-интервью, выявляя причины увольнения сотрудников и предоставляя отчеты для анализа, что актуально для массовых вакансий, когда индивидуальный контакт с каждым сотрудников невозможен.
Руководитель HRD. Для руководителей HR-департаментов цифровые ассистенты становятся инструментом повышения общей эффективности подразделения. Кроме того, ассистенты могут автоматизировать конкретные задачи HRD, например собирать информацию из различных источников и формировать аналитические отчеты по эффективности сотрудников, уровню их вовлечённости и динамике удержания. Благодаря автоматизации мониторинга ключевых HR-метрик в реальном времени, руководители HR могут оперативно получать нужную информацию, не отвлекая на это сотрудников. Это помогает принимать более взвешенные решения на основе данных, а не тратить время на сбор и обработку информации вручную.
Использование цифровых ассистентов позволяет бизнесу исключить «человеческий фактор» из наиболее рутинных и уязвимых для ошибок процедур, высвободить ресурсы сотрудников и повысить производительность подразделений. Ассистенты становятся важным инструментом для создания сквозных процессов, которые устраняют необходимость в постоянном переключении между разрозненными системами.
HR подразделения сегодня используются десятки различных программных продуктов — от офисных пакетов, электронной почты до КЭДО, HRM/HCM, LMS, ATS и т. д. Казалось бы, чем выше степень цифровизации, тем лучше. Но если HR-специалист при выполнении своих функций на каждом шаге вынужден переключаться между этими системами, вручную переносить данные, — это приводит к парадоксу продуктивности, когда производительность сотрудников и отделов не повышается. Наоборот — сроки выполнения задач могут только расти.
Оптимизировать процессы можно с помощью интеллектуальной автоматизации, внедрив цифрового ассистента для HR, который реализован на базе передовых технологий: RPA, OCR и ИИ. Он заменяет сотрудников в выполнении разных задач комплексно, последовательно совершая действия для достижения конечного результата.
Как это выглядит на практике? Для HR-специалиста это чат-интерфейс, в котором можно на естественном языке поставить задачу цифровому помощнику. HR-ассистент распознает запрос, понимает его суть и автоматически запускает сквозной процесс. Рассмотрим на примере приема соискателя на работу:
- Ассистент отправляет письмо с оффером кандидату.
- После получения подтверждения (если требуется), он автоматически отправляет письмо с необходимыми анкетами, формами и документами.
- Цифровой помощник отслеживает ответное письмо, собирает и анализирует документы, проверяя их полноту, запрашивает согласие на обработку данных и проверяет наличие подписей в полученных сканах.
- Все собранные данные ассистент вносятся в учётную систему, а сканы документов сохраняются в соответствующих системах.
Если кандидат направил не все необходимые документы, ассистент отправляет повторные запросы до завершения процесса. Когда все документы собраны, он уведомляет HR-специалиста или сигнализирует, если что-то пошло не так.
Если кандидат не отвечает в определенный промежуток времени, ассистент может отправить напоминание или даже связаться с ним напрямую, например, через мессенджер. Это значительно упрощает работу HR-специалистов: больше не нужно вручную переносить данные или проверять электронную почту каждый раз, когда поступают новые документы и обработать входящую корреспонденцию. Ассистент знает, в какое время и к какому ресурсу ему нужно получить доступ, откуда забрать данные и что с ними делать.
Мы выделяем целый ряд источников, с которыми цифровой помощник уже научился работать, вот некоторые из них:
- В офисных приложениях он автоматически вносит данные кандидатов и сотрудников, заполняет необходимые поля в анкетах и документах, форматирует и переносит данные между файлами.
- В браузере — находит и собирает информацию о кандидатах, заполняет онлайн-формы на карьерных порталах и сайтах для рекрутинга.
- На ПК сотрудника — работает с десктопными приложениями для HR.
- В почтовой службе — отправляет, получает, сортирует и отбирает письма от соискателей и сотрудников по фильтрам и условиям.
- В чатах и мессенджерах — общается с кандидатами и выполняет заданные команды по обработке входящих данных от них, проводит опросы, консультирует по типовым вопросам.
- В файлах и базах данных — копирует, удаляет, перемещает файлы и папки и т. д.
- На изображениях — ищет визуальные элементы с помощью технологии OCR (например, сканы паспорта, диплома, ИНН, СНИЛС и других личных документов от соискателей).
- В отчетах — преобразует данные в новые форматы, сводит и форматирует отчетные документы.
Таким образом, за счет синергии технологий ассистент оказывает оперативную поддержку и кратно повышает эффективность работы сотрудников. Ниже мы рассмотрим, как это реализуется на практике в HR-подразделении.
Сферы и сценарии применения цифровых ассистентов в HR-службе
Цифровые ассистенты находят широкое применение в HR-службе и одинаково полезны для сотрудников разных ролей.
Кадровый специалист. Одной из ключевых задач кадровых специалистов является оформление документов, что включает сбор, проверку и обработку большого объёма данных. Цифровые ассистенты существенно упрощают эти процессы, автоматизируя запрос и сбор документов у кандидатов и сотрудников. Цифровой помощник может проверять полноту пакета личных документов соискателя, верифицировать данные, вносить данные о кандидате в кадровые системы, формировать пакет документов для оформления сотрудника, сохранять сканы личных документов сотрудника в корпоративных базах данных и многое другое.
Рекрутер. Для рекрутера, работающего с потоковыми вакансиями, это — настоящее спасение от рутины. Система умеет анализировать внешние HR-ресурсы и проводить периодическую актуализацию контактов базы кандидатов, связываться с потенциальными соискателями и подтверждать их заинтересованность, проводить первичный скрининг — экспресс-интервью, согласование даты и времени собеседования. Более того, ассистент может автоматизировать проверку и отправку тестовых заданий, а также координировать назначение собеседований. Это освобождает рекрутера от выполнения рутинных операций и позволяет сосредоточиться на более важных задачах, таких как взаимодействие с финальными кандидатами и выбор конверсионных каналов привлечения соискателей.
HR-менеджер. Цифровые ассистенты поддерживают HR-менеджеров на всех этапах жизненного цикла сотрудников в компании. В процессе приема или увольнения сотрудника ассистент помогает оформлять соответствующие документы. При онбординге — занимается подготовкой рабочего места, согласованием и выдачей учетных записей, консультациями новичка по вопросам из корпоративной базы знаний (для этого он распознает запрос и находит в базе релевантный ответ с помощью интеллектуального поиска). Также каждый сотрудник может использовать бота для получения различных справок. Кроме того, цифровые помощники помогают анализировать обратную связь и проводить опросы удовлетворенности, что даёт HR-менеджеру возможность своевременно реагировать на потребности сотрудников, тем самым повышая их удовлетворенности и увеличивая срок их работы в компании. Ассистенты также могут проводить exit-интервью, выявляя причины увольнения сотрудников и предоставляя отчеты для анализа, что актуально для массовых вакансий, когда индивидуальный контакт с каждым сотрудников невозможен.
Руководитель HRD. Для руководителей HR-департаментов цифровые ассистенты становятся инструментом повышения общей эффективности подразделения. Кроме того, ассистенты могут автоматизировать конкретные задачи HRD, например собирать информацию из различных источников и формировать аналитические отчеты по эффективности сотрудников, уровню их вовлечённости и динамике удержания. Благодаря автоматизации мониторинга ключевых HR-метрик в реальном времени, руководители HR могут оперативно получать нужную информацию, не отвлекая на это сотрудников. Это помогает принимать более взвешенные решения на основе данных, а не тратить время на сбор и обработку информации вручную.
Использование цифровых ассистентов позволяет бизнесу исключить «человеческий фактор» из наиболее рутинных и уязвимых для ошибок процедур, высвободить ресурсы сотрудников и повысить производительность подразделений. Ассистенты становятся важным инструментом для создания сквозных процессов, которые устраняют необходимость в постоянном переключении между разрозненными системами.
