С чего начать роботизировать средний и малый бизнес
В последнее время отмечается возросший интерес к RPA со стороны среднего и малого бизнеса (по данным TAdviser). Это связано, в частности, с появлением и развитием облачных платформ RPA, которые делают программную роботизацию доступнее как технически, так и финансово. В материале рассказываем, почему малому и среднему бизнесу стоит использовать RPA, и как начать это делать.
Чем программные роботы могут быть полезны малому и среднему бизнесу?
Активная интеграция цифровых технологий в работу субъектов малого и среднего бизнеса (далее — СМБ) уже стала необходимым условием для сохранения конкурентоспособности этого сегмента, особенно в условиях внешнего кризиса, который настиг мировую экономику в связи с пандемией COVID-19.
В части компаний-представителей СМБ программные роботы уже заняты в процессах, которые соответствуют специфике небольших организаций. В основном это текстовые и голосовые боты, которые нужны для автоматизации работы с клиентами. В то же время есть спрос на цифровых ассистентов для оптимизации внутренних процессов компаний. Согласно экспертным оценкам, юристы тратят на рутинные операции до 50% рабочего времени; примерно 30% времени уходит у бухгалтера на ведение учетных систем; при этом в четверти документации любых подразделений обнаруживаются ошибки. Внедрение RPA может исправить эту ситуацию.
В части компаний-представителей СМБ программные роботы уже заняты в процессах, которые соответствуют специфике небольших организаций. В основном это текстовые и голосовые боты, которые нужны для автоматизации работы с клиентами. В то же время есть спрос на цифровых ассистентов для оптимизации внутренних процессов компаний. Согласно экспертным оценкам, юристы тратят на рутинные операции до 50% рабочего времени; примерно 30% времени уходит у бухгалтера на ведение учетных систем; при этом в четверти документации любых подразделений обнаруживаются ошибки. Внедрение RPA может исправить эту ситуацию.
Роботизация освобождает сотрудников от рутинной работы, предоставляя им больше времени для выполнения творческих и креативных задач. Кроме того, использование программных роботов позволяет исключить влияние «человеческого фактора»: сотрудники могут совершать ошибки из-за усталости или невнимательности, когда как программа работает точно и быстро. По данным Strategic Market Research, использование RPA-решений может сократить расходы компании на 35−65%, и, согласно исследованию Deloitte, повысить продуктивность работы более чем на 80% и на 90% увеличить качество выполнения задач.
RPA-инструменты могут быть полезны СМБ тем же, чем и Enterprise-сегменту: автоматизацией рутинных задач и формализацией бизнес-процессов. Например, некрупные предприятия часто сталкиваются с необходимостью ведения отчетности, что сопровождается обработкой значительных объемов информации. Этот процесс отнимает много времени и сил у сотрудников, а RPA может взять эту работу на себя и освободить ресурсы.
RPA-инструменты могут быть полезны СМБ тем же, чем и Enterprise-сегменту: автоматизацией рутинных задач и формализацией бизнес-процессов. Например, некрупные предприятия часто сталкиваются с необходимостью ведения отчетности, что сопровождается обработкой значительных объемов информации. Этот процесс отнимает много времени и сил у сотрудников, а RPA может взять эту работу на себя и освободить ресурсы.
Как выявить процессы для роботизации, и что делать дальше
Программная роботизация (RPA) сегодня - это ключевой тренд, который определяет направление цифровой трансформации компаний. Однако многие компании всё ещё находятся на стадии изучения этого инструмента и не решаются начать его применение. Одна из сложностей внедрения RPA - определить на начальном этапе, насколько роботы будут полезны для бизнеса. Вот ключевые факторы, которые помогут понять, нужна ли компании роботизация:
- наличие множества повторяющихся рутинных процессов, требующих монотонной работы;
- планируемое или уже осуществляемое масштабирование бизнес-процессов с потребностью в новых кадрах;
- необходимость поддержания высокого уровня клиентского сервиса, что особенно актуально в условиях высокой ценовой конкуренции в сегменте B2C;
- наличие множества процессов по распознаванию документов и извлечению из них данных;
- невозможность решения задач с использованием традиционной автоматизации.
Для начала работы необходимо определить, какое направление внутри компании нуждается в роботизации больше остальных. При выборе процессов для RPA ориентируйтесь на следующие критерии:
Приступая к внедрению, важно определиться, будете вы проводить его своими силами, или потребуется помощь сторонних IT-специалистов. Облачная платформа ROBIN CLOUD, разработанная специально для нужд СМБ, обычно не требует привлечения сторонних ресурсов, если в компании есть IT-отдел.
После внедрения и настройки необходимо обучить сотрудников использованию программных роботов - в среднем это занимает 4-5 дней. Также понадобится немного времени на адаптацию к оптимизированным процессам. Но уже очень скоро вы заметите качественные изменения в выполнении задач и колоссальную экономию времени.
- выполнение на основе правил (стандартизированные процессы);
- низкий уровень вариаций в действиях;
- читаемость входных данных (MS Word, Excel, XML, PPT, PDF-файлы);
- отсутствие изменений методологии в ближайшее время.
Приступая к внедрению, важно определиться, будете вы проводить его своими силами, или потребуется помощь сторонних IT-специалистов. Облачная платформа ROBIN CLOUD, разработанная специально для нужд СМБ, обычно не требует привлечения сторонних ресурсов, если в компании есть IT-отдел.
После внедрения и настройки необходимо обучить сотрудников использованию программных роботов - в среднем это занимает 4-5 дней. Также понадобится немного времени на адаптацию к оптимизированным процессам. Но уже очень скоро вы заметите качественные изменения в выполнении задач и колоссальную экономию времени.
Особенности роботизации сегмента СМБ
Крупные компании быстрее осваивают цифровые технологии, чем малый и средний бизнес. Это связано, в первую очередь, с ограниченными финансовыми возможностями субъектов СМБ. В то же время, ввиду сложности бизнес-процессов крупным компаниям требуется более глубокая и обширная роботизация для получения соответствующих выгод. Поэтому в таких организациях все чаще создают внутренние центры экспертизы при внедрении RPA, в том числе и для поддержки бизнес-пользователей.
Однако малому и среднему бизнесу программная роботизация может оказаться более доступной, чем другие технологии цифровой трансформации. Дело в том, что небольшим компаниям на первых этапах достаточно нескольких программных роботов для получения ощутимых результатов. Кроме того, на данный момент наблюдается рост популярности RPA как услуги (RPA-as-a-Service, RPAaaS), которая реализуется на основе подписки. Эта модель делает использование RPA более экономически эффективным для предприятий, позволяя им платить только за то, что они применяют.
Однако малому и среднему бизнесу программная роботизация может оказаться более доступной, чем другие технологии цифровой трансформации. Дело в том, что небольшим компаниям на первых этапах достаточно нескольких программных роботов для получения ощутимых результатов. Кроме того, на данный момент наблюдается рост популярности RPA как услуги (RPA-as-a-Service, RPAaaS), которая реализуется на основе подписки. Эта модель делает использование RPA более экономически эффективным для предприятий, позволяя им платить только за то, что они применяют.
Публичное решение от компании Робин — маркетплейс программных роботов ROBIN CLOUD — расширяет возможности корпоративного решения, делая его доступным любым компаниям из разных отраслей. За счет тарифной политики возможность внедрить RPA в работу получают компании среднего и малого бизнеса, где небольшое количество процессов не позволило бы окупить лицензию для Enterprise-сегмента.
Помимо высокой стоимости лицензии и внедрения, субъекты СМБ сталкиваются еще с рядом трудностей на пути к роботизации. Как правило, это низкая осведомленность о доступных на данный момент технологиях и недостаточный уровень компетенций. Например, если в компании еще не пройден начальный этап автоматизации, то переход к роботизации увеличит нагрузку на все системы и только добавит сложностей. Также всегда существует вероятность, что персонал будет настроен против изменений в привычных процессах.
Помимо высокой стоимости лицензии и внедрения, субъекты СМБ сталкиваются еще с рядом трудностей на пути к роботизации. Как правило, это низкая осведомленность о доступных на данный момент технологиях и недостаточный уровень компетенций. Например, если в компании еще не пройден начальный этап автоматизации, то переход к роботизации увеличит нагрузку на все системы и только добавит сложностей. Также всегда существует вероятность, что персонал будет настроен против изменений в привычных процессах.
Оценка результатов и дальнейшее развитие
Оценка эффективности работы RPA включает в себя несколько ключевых аспектов. Основной показатель — количество освобожденных штатных единиц (FTE), которое показывает, сколько сотрудников заменяет один робот на полный рабочий день. Например, если цифровой ассистент обрабатывает 100 заявок в день, а менеджер — от 10 до 15 таких заявок, то роботизация этой функции позволит освободить 8−10 человек.
Еще одна важная метрика — возврат инвестиций. Бизнес учитывает не только объем, но и сроки окупаемости. Практика показывает, что роботизация окупается в среднем за год или чуть меньше, хотя в исключительных случаях этот период может достигать полутора лет. Если срок превышает полтора года, бизнесу стоит задуматься о целесообразности внедрения RPA и сосредоточиться на корректировании процессов.
Задача RPA — минимизировать человеческий фактор и количество ошибок, и в большинстве случаев это успешно достигается. Таким образом, снижение рисков также является показателем эффективности работы RPA.
Если объемы высвобожденных ресурсов не соответствуют целевым показателям, возможно, стоит пересмотреть сам алгоритм или процесс. Проблема может заключаться и в собственной ИТ-инфраструктуре бизнеса: время отклика интерфейса выше ожидаемого или количество ошибок слишком велико. Эти факторы не зависят от робота, но влияют на его скорость и, следовательно, на эффективность внедрения.
Независимо от отрасли бизнеса, важно, чтобы решение о вложениях в роботизацию было принято на основании анализа актуальных потребностей и доступных ресурсов компании, а также предполагаемой выгоды от внедрения RPA.
Еще одна важная метрика — возврат инвестиций. Бизнес учитывает не только объем, но и сроки окупаемости. Практика показывает, что роботизация окупается в среднем за год или чуть меньше, хотя в исключительных случаях этот период может достигать полутора лет. Если срок превышает полтора года, бизнесу стоит задуматься о целесообразности внедрения RPA и сосредоточиться на корректировании процессов.
Задача RPA — минимизировать человеческий фактор и количество ошибок, и в большинстве случаев это успешно достигается. Таким образом, снижение рисков также является показателем эффективности работы RPA.
Если объемы высвобожденных ресурсов не соответствуют целевым показателям, возможно, стоит пересмотреть сам алгоритм или процесс. Проблема может заключаться и в собственной ИТ-инфраструктуре бизнеса: время отклика интерфейса выше ожидаемого или количество ошибок слишком велико. Эти факторы не зависят от робота, но влияют на его скорость и, следовательно, на эффективность внедрения.
Независимо от отрасли бизнеса, важно, чтобы решение о вложениях в роботизацию было принято на основании анализа актуальных потребностей и доступных ресурсов компании, а также предполагаемой выгоды от внедрения RPA.
В заключение
Уже сейчас у среднего и малого бизнеса есть все возможности для автоматизации и роботизации своих процессов без глобальных затрат и длительного внедрения благодаря развитию облачных RPA-решений. Это становится ярким проявлением происходящей демократизации технологии, что напрямую влияет на рост рынка RPA.