Роботизация бизнес-процессов с помощью RPA

Идея RPA состоит в том, чтобы исключить человека из рутинных бизнес-процессов. Робот выполняет последовательность заранее определенных задач. Программные роботы понимают, что находится на экране: выполняют правильные нажатия клавиш, перемещаются по системам и извлекают данные. При этом программные роботы делают это гораздо быстрее, чем человек и без ошибок.

Внедрение роботизации бизнес-процессов обеспечивает стабильность бизнеса. Также RPA позволяет:

• Повысить производительность – больше операций за тоже время.
• Понизить себестоимость – 1 минута программы заменяет 10 минут сотрудника.
• Снизить влияние человеческого фактора – при выполнении задачи вероятность ошибки ниже.

Многие не замечают, что часть бизнес-задач уже роботизированы. Например: первичная обработка заказа в онлайн-магазине. При оформлении заказа программное обеспечение направляет клиента на окно оплаты. Затем следит за наличием товара на складе и передает его менеджеру.

RPA решает множество управляемых задач сотрудника: заполнение документации, создание отчетов, отправка электронной почты, планирование расписания и напоминания о встречах. Бот может даже совершать звонки, назначать встречи, консультации и общаться с клиентами через чат-бота.

Программный робот может заменить множество регулярно повторяющихся действий вашего сотрудника. При выборе процесса для RPA ориентируйтесь на следующие критерии.

• Большой объем и повторяемость: большой объем транзакций, рутинные процессы выполняются периодически (ежедневно или еженедельно).
• На основе правил: стандартизованные процессы, принятие решений на основе правил прогнозирования.
• Зрелый и стабильный: документально подтвержденный, стабильный и с предсказуемыми операционными расходами.
• Небольшое исключение: сценарии с низким уровнем вариаций в действиях, которые могут привести к различному выполнению процедур.
• Потенциал высокой рентабельности инвестиций: выбирайте процессы, которые могут обеспечить значительную экономию средств автоматизации, обычно 2 рабочих единицы FTE.
• Не подлежат изменениям методологии: избегайте автоматизации процессов в системах, которые должны претерпеть фундаментальные изменения интерфейса или конфигурации в краткосрочной перспективе.
• Читаемые входные данные: процессы, запускаемые стандартными и читаемыми электронными входами, такими как MS Word, Excel, XML, PPT, PDF-файлы, а при работе со сканированными изображениями RPA можно улучшить с помощью надстройки OCR.

Операции, которые, как правило, обладают этими характеристиками и обычно подходят для роботизации.

Отправкой и получением счетов занимаются организации любого размера и отрасли. Это критически важная операция для большинства финансовых отделов, поскольку она связана с общей функциональностью компаний.

Проблемы:

Обработка счетов часто сопряжена с множеством проблем. Например, разные форматы, в которых поставщики отправляют счета: бумажная копия, электронная почта, факс, PDF, MS Word Doc. Финансовые аналитики вручную переносят данные из разных источников в единую финансовую базу данных. Это делает трудоемкий и подверженный ошибками задачи.

Решение RPA:

Организации могут настроить RPA для автоматической обработки счетов при получении. Независимо от того, поступают они в электронном или бумажном формате (с использованием OCR). Программные роботы могут автоматизировать ввод данных, согласование ошибок и даже обрабатывать определенные решения, необходимые для обработки счета, что сводит к минимуму необходимость вмешательства человека. Роботы никогда не потеряют форму или не сделают ошибку в вычислениях, сокращая время, необходимое для обработки исключений.

Общий процесс обычно может выполняться от начала до конца от получения до оплаты за считанные минуты.

Торговые операции – важная частю любого бизнеса и включают в себя задачи: ввод данных в системы CRM, обновление бухгалтерского учета ERP и т.д. Это больой объем ручного труда, который отнимает вного времени у сотрудников.

Проблемы:

Обеспечение согласованности данных в корпоративных системах никогда не было простой задачей. Торговым представителям часто приходится тратить значительное количество времени на ввод данных в системы CRM и ERP. При ручном вводе появляется риск дублирования данных, ошибок, а также снижается продуктивность персонала.

Решение RPA:

Программные роботы могут идеально выполнять операционные задачи от начала до конца: вводить заказы на продажу, выставлять счета и т.д. Также роботы поддерживают базу данных в чистоте, улучшают качество обслуживания клиентов. В итоге RPA помогает избавиться от всех рутинных задач, которые отнимали драгоценное время у главной задачи вашего отдела продаж.

Сверка является важной обязанностью бухгалтерии. Сотрудники проверяют точность записей и остатков, сравнивают различные наборы документов из разных форматов и источников.

Проблемы:

Сверка может быть одной из самых утомительных задач, которые необходимо выполнить бухгалтерии. Тем не менее, очень важно обеспечить надежность записей.

Решение RPA:

Боты RPA могут автоматизировать извлечение данных из различных источников документации: банковские выписки или счета. Что увеличивает шансы на точность процесса сравнения при поиске и утверждении совпадающих заказов. Программные роботы также могут согласовывать заказы на закупку с накладными, что обеспечивает совместимость заказов и поставок.

Запись журнала ERP – однин из самых распространенных процессов. Сотрудники офиса проводят большую часть своего дня над ним. Значительная часть дня потрачена на ввод данных в систему планирования ресурсов предприятия (ERP).

Проблемы:

Ввод данных в системы ERP часто требует много времени и при этом подвержен ошибкам. Аналитикам необходимо собирать данные из множества источников и приложений. Если данные введены неправильно, это может вызвать проблемы, которые приведут к бесполезной трате энергии.

Решение RPA:

С помощью RPA организации могут автоматизировать процессы ввода данных ERP: от сбора данных до регистрации, обновления, обработки и проверки данных. Можно максимизировать производительность за счет сокращения времени транзакций с нескольких часов до пары минут. Высвободить драгоценное время аналитиков, чтобы они могли сосредоточиться на стратегической работе. Программные роботы также минимизируют количество ошибок и поддерживают чистые и организованные данные для улучшения результатов бизнес-аналитики и соблюдения нормативных требований.

Запросы данных через порталы и приложения - это обычные процессы, которые сотрудники должны выполнять для сбора данных для конкретной транзакции.

Проблемы:

Процесс системных запросов часто является ручным процессом. Аналитики выполняют его при компиляции данных для конкретных транзакций. Организации стремятся поддерживать различные системы хранения данных: от коммерческих приложений до облачных и локальных приложений. Как правило, приложения не интегрированы друг с другом. Что отнимает у ваших сотрудников очень много времени.

Решение RPA:

Автоматизация может обеспечить плавную интеграцию данных между вашими информационными порталами. Вы можете использовать программных роботов, чтобы связать все свои приложения и предоставить персоналу быстрый доступ к собранным данным. RPA также может использоваться для предоставления данных с серверов, таких как база данных SQL, путем выполнения запроса для извлечения данных и записи их на панель вывода.

Отдел кадров отвечает за длительные, повторяющиеся задачи. Они в значительной степени зависят от процессов, управляемых вручную. Расчет заработной платы - один из процессов, которые основаны на правилах и повторяются. Это также требует большого объема усилий для ввода данных.

Проблемы:

При расчете заработной платы сотрудники сталкивается с множеством проблем. Связанные со стандартизацией процессов из-за местного законодательства и нормативных требований. Это также связано с проблемами неточности данных, которые могут вызвать задержки в оплате и недовольство сотрудников.

Решение RPA:

RPA может проверять данные о сотрудниках в нескольких системах, проверять учет времени, загрузку и отчисления. Запускать пакетные извлечения или сравнивать рыночные данные. Также можно автоматизировать создание зарплатных чеков, управление льготами и компенсациями. Роботы могут выполнять большинство транзакций, связанных с заработной платой, от начала до конца. Это позволит избежать неточностей и задержек.

Процесс адаптации новых сотрудников является трудоемким для HR- и ИТ-аналитиков. Этот процесс включает в себя различные операции: создание учетных записей пользователей, адресов электронной почты, создание профилей, прав доступа, списков рассылки, запросов на ИТ-оборудование, а также расписание обучения и вводного инструктажа.

Проблемы:

В процессе адаптации сотрудников задействовано множество действий и различных систем. Поэтому этот процесс иногда занимает слишком много времени. Приводит к задержкам. Как следствие снижает производительность и окупаемость накладных расходов.

Решение RPA:

Действия по адаптации сотрудников основаны на правилах и повторяются. Поэтому это лучший кандидат для RPA автоматизации. Роботы могут действовать на основе правил и триггеров, которые сотрудники назначили профилю новых сотрудников. Программных роботов также можно настроить на рассылку уведомлений и документации по электронной почте новым сотрудникам.

Существует несколько видов роботизации бизнес-процессов:

• Согласованность - каждый этап должен быть связан с предыдущим. Каждая операция должна иметь фиксированные начало и конец.
• Возможность интеграции – итоговая программа должен иметь возможность интегрироваться как с внутренней средой компании (базы данных и сервисы), так и с внешней (API, Интернет, внешние сервисы).
• Независимость - автоматизированный алгоритм должен исполняться независимо с минимальным участием человека или вообще без него.

Уровень детализации каждого из столпов может изменятся в зависимости от задачи. К примеру, если говорить о роботизации процессов на производственном предприятии, то в список принципов добавятся принцип специализации, пропорциональности.

Автоматизация в одной компании может разделяться на несколько уровней, в зависимости от операций. Современники разделяют на несколько объемных уровней:

Результирующий алгоритм робота распределяет задачи оперативного уровня и осуществляет контроль за ними. В это определение входят задачи планирования, такие как документооборот (формирование и распределение документов), создание задач для ответственных исполнителей.

Управление предприятием, прогнозирование и мониторинг. Роботизация аналитики позволит руковству контролировать деятельность компании и принимать своевременные решения. Например, сервисы аналитики могут предоставить данные о поведении человека на веб-ресурсе.

Автоматизация каждого из этих уровней возможна с применением технологий Robin: внедрение роботизации бизнес-процессов для увеличения его возможностей.

Роботизацию бизнеса RPA разделяют на несколько типов:

• Неизменяемые системы - подразумевает неизменяемую конфигурацию оборудования. То есть она не может быть изменена в ходе производства.
• Программируемые системы - выполнение алгоритма может меняться в зависимости от заданных условий. Взаимодействие с такими системами осуществляется через набор инструкций, передаваемых машине. Например, роботизация финансовых процессов позволит совершать операции в автоматическом режиме, с учетом входящих данных (реквизитов).
• Гибкие системы - этот тип включает в себя машинное обучение. Программа сама корректирует свое поведение и результаты, исходя из получаемой при исполнении информации.

Тип роботизации зависит от вида деятельности компании. Для начала надо определить виды предприятий:

Как и компании, бизнес-процессы внутри них разделяются на категории:

• Управляющие процессы - это взаимодействие внутри предприятия, впрочем, не ограниченное только границами компании: управление, взаимодействие с клиентами или поставщиками.
• Проектирование и разработка - первичное планирование и разработка продукта перед его производством.
• Производство - это производство продукции или предоставление услуг.
• Контроль - это анализ и мониторинг исполнения других задач.

Каждый из этих процессов может быть роботизирован.

Для успешной автоматизации и избежания подводных камней. Например, множество алгоритмов выполняющих одну и ту же задачу. Для этого необходимо придерживаться определенной стратегии:

Прежде всего необходимо детально проанализировать каждый этап от начала до конца. А еще лучше - составить схему последовательности

При первом создании схемы последовательности вы можете обнаружить элементы, которые не приносят никакой пользы. К примеру, для ускорения прохождения заявки, исполняющий задачу менеджер «подмазывает» бухгалтера шоколадкой. Для компании такой жест особой ценности не несет, а диабетиков в мире и так хватает. От таких шагов можно избавиться через роботизацию бухгалтерских процессов. Если есть возможность сделать из нескольких шагов один - вообще замечательно.

Теперь, когда мы его сформировали и упростили - можно переносить в программную среду. Буквально: перенести схему из бумаги в программу, дублируя действия человека, выполняемые на каждом шаге. Даже кода никакого не надо. Рекомендуем тестировать каждый шаг, чтобы алгоритм не споткнулся на какой-нибудь запятой.

Роботизация – выгодно. Это мы уже поняли. Теперь опишем, как именно роботизация поможет предприятию:

• Увеличение скорости выполнения рутинных задач. Если робот начинает выполнение задачи вместе с началом этого предложения, то он уже закончил.
• Качество работы - никаких опечаток или «забыл» больше не будет - робот такое не умеет (если его не научить).
• Контроль - каждый этап может быть записан, проконтролирован, и отполирован до идеального состояния при помощи детального анализа.
• Параллельная экзекуция - несколько задач могут решаться одновременно. Это как Юлий Цезарь, только у вас на сервере. А может и несколько Цезарей.
• Скорость принятия решений - не требуется большое количество времени. Например, независимое принятие решений о выдаче персонального кредита на основании маркеров гражданина после роботизации банков.

Мы живем в мире, где доставку совершают дроны, самостоятельно забирая продукты со склада. Можно задуматься об автоматизации с нуля или оптимизации уже существующих роботов. Каждый этап производства продуктов может быть улучшен самостоятельно, без нужды в отделе выделенных специалистов или навыков программирования – благо роботизация бизнес-процессов это позволяет.