В 2022 году Санкт-Петербургский информационно-аналитический центр при Комитете по информатизации и связи принял решение автоматизировать процесс создания ежедневного утреннего отчета для губернатора Санкт-Петербурга с использованием RPA-платформы ROBIN.
Проблема
Государственное унитарное предприятие СПб ИАЦ занимается автоматизацией процессов, связанных с исполнением обязанностей органов власти и подведомственных им учреждений. В организации работает боле 700 специалистов. Продуктами и услугами центра ежедневно пользуются миллионы граждан и представителей бизнес-структур города, а также тысячи специалистов органов власти.
Одна из важнейших задач центра — подготовка ежедневного отчета для губернатора, который сотрудники ежедневно начинали обрабатывать с 5 часов утра. Значительный объем данных нужно было собрать из разных приложений, объединить и представить в виде презентации. В 9 утра отчет должен был лежать на столе у губернатора. Но работа сотрудников на этом не заканчивалась, высокая нагрузка и большой объем операционной однотипной работы приводили к ошибкам, постоянной перепроверке данных и выгоранию персонала. Особенно критичной ситуация становилась во время обучения новых сотрудников и отчетные периоды, когда загрузка ключевых специалистов становилась нелинейной.
Задача
Необходимо было внедрить RPA-платформу, развернуть и настроить в No-Code среде программных роботов для работы с приложениями MS Office и Adobe.
Программные роботы
- Собирают и объединяют информацию из Excel-таблиц, PDF-файлов и документов Word.
- Обрабатывают информацию по заданному алгоритму.
- Формируют итоговую презентацию для губернатора.
Результаты
- Время выполнения операций по созданию отчета сократилось с 60 до 10 минут.
- Сотрудникам больше не нужно выходить на работу в 5 утра.
- Отчет больше не содержит ошибок ручного ввода и проверки данных.
- Решена проблема выгорания специалистов.
- Действие робота всегда подконтрольно, ведется запись операций.
- Решение можно настраивать и масштабировать для других задач автоматизации.
- Есть запросы на внедрение более чем 120 роботов от комитетов Санкт-Петербурга.
- Планируется обучение сотрудников комитетов созданию новых роботов.
- Планируется создание центра компетенций, который будет заниматься развитием и созданием новых роботов.
с 60 до 10 минут
Сократилось время выполнения операций по созданию отчета
на 120 роботов
Появилось запросов на внедрение от различных комитетов Санкт-Петербурга