«IQ Technology» роботизирует задачи помощника юриста с помощью трех роботов ROBIN. Виртуальные сотрудники работают в информационной системе компании, синхронизируют информацию с сервисом визуализации данных и отправляют клиентам письма с отчетами. Суммарно роботы выполняют до 6 000 задач в месяц, автоматизируя задачи двух сотрудников.
Историей роботизации поделился Александр Логунов, управляющий партнер «IQ Technology».
О компании
«IQ Technology» защищает интеллектуальную собственность клиентов в цифровом пространстве. За шесть лет работы команда устранила более 1 миллиона нарушений.
Компания помогает брендам решать:
- Проблемы несанкционированных продаж в интернете, на маркетплейсах и в соцсетях;
- Доменные споры;
- Вопросы регистрации товарных знаков, программного обеспечения и патентов.
В работе команда «IQ Technology» использует цифровую систему ведения дел и проектов в юридических компаниях, онлайн-инструменты для настройки и визуализации отчетов и электронные таблицы.
Причины и цели роботизации:
Чтобы поддерживать ведение судебных процессов и уведомлять клиентов о продвижении дел, сотрудники «IQ Technology» выполняли сотни повторяющихся механизмов одних и тех же задач:
- отправка претензий;
- создание отчетов;
- информирование клиентов о количестве и статусе дел.
Руководство желало повысить удобство работы в текущей учетной программе и высвободить энергию сотрудников на выполнение задач по развитию.
За последний год «IQ Technology» выросли в два раза. Вместе с ростом клиентов увеличилось число рутинных задач.
"Мы должны были набрать еще трех сотрудников, но не сделали этого - решили сэкономить средства за счет робота"
Александр Логунов
управляющий партнер «IQ Technology»
Решение
Роботизация затронула два процесса:
- Подготовка и отправка отчетов клиентам.
- Ведение дел в информационной системе компании.
Для выполнения задач разработали трех цифровых сотрудников.
Роботы управляют коммуникацией с клиентами
В подготовке и отправке отчетов клиентам участвует два программных робота.
Первый дважды в день скачивает два типа отчетов по клиентам из основной информационной системы и переносит их в электронные таблицы для синхронизации с онлайн-инструментом для преобразования и визуализации данных. Последний формирует отчет для клиента со списком дел и разбивкой по типу, наглядной визуализацией по результатам работы.
Второй робот получает список клиентов и расписание отправки отчетов в электронной таблице. В соответствии с датой, робот выгружает готовые отчеты и формирует e-mail сообщение адресату. В письмо робот включает два отчета и текстовый шаблон обращения.
«Раньше помощник юриста скачивал отчеты, вкладывал их в письмо и каждый день отправлял десяти клиентам. На следующий день еще десяти. И так каждый день»
Александр Логунов, управляющий партнер «IQ Technology»
Роботы облегчают ведение дел юристами
В информационной системе компании по каждому делу формируется сценарий задач. Их количество варьируется от 17 до 25. Третьего цифрового сотрудника «IQ Technology» научили выполнять 4 задачи из сценария.
Робот, как и человек, заходит в программу на вкладке задачи и устанавливает фильтр по себе. Система назначает цифровому сотруднику задачи двух типов:
- Подготовка и отправка писем претензий без вложений.
- Подготовка и отправка писем с заранее созданным .pdf-документом.
Робот определяет шаблон для письма в зависимости от типа задачи и формирует документы из шаблонов. После отправки писем, робот изменяет статус дела и прикрепляет комментарий с числом и наименованием выполненной задачи.
«Робот идет по порядку и выполняет 4 типа задач: видит название и понимает, что с этой задачей делать. Таких задач робот выполняет по 100-150 раз в день»
Александр Логунов, управляющий партнер «IQ Technology»
Первого робота в «IQ Technology» внедряли месяц. Сроки реализации в компании определяли соотношением скорости и цены разработчика.
Результаты
Программные роботы ROBIN подошли «IQ Technology» с экономической точки зрения и по выполняемым действиям. В месяц три робота выполняют до 6 000 задач. Человек выполняет подобные рутинные задачи в три раза медленнее.
Синхронизацию информации и отправку отчетности программный робот выполняет ночью.
«Если соревноваться на скорость, то натренированный сотрудник сделает задачу быстрее робота. Но у сотрудника есть и другие задачи. А робота ничто не отвлекает. Он работает, пока не доделает задачу до конца»
Александр Логунов
управляющий партнер «IQ Technology»
Роботы ROBIN позволили «IQ Technology» не расширять штат помощников юристов во время роста компании. Годовая лицензия и ежемесячная поддержка роботов обходится дешевле найма новых сотрудников. Экономия составляет до 15% зарплатного бюджета в год.
Программная роботизация в компании не окончена. Сейчас роботы используют 25% доступного по лицензии времени. В планах отдать виртуальным сотрудникам задачи младшего юриста: заполнение форм и подача документов на официальных сайтах исполнительных органов власти.
Отзыв
Благодаря роботам ROBIN мы автоматизировали повторяющиеся задачи помощника юриста, что позволило масштабироваться без потерь в качестве работ.
Внедрение роботов позволило команде сосредоточиться на задачах развития и работать с растущим числом клиентов. Роботы ROBIN органично интегрированы в информационную систему организации и синхронизированы с онлайн-сервисами, что облегчило ведение рутинных задач.
Мы развиваемся эволюционным путем. В какой-то момент решили, что хотим сократить затраты на персонал. Понимание экономической выгоды роботизации переросло в реальную выгоду. Мы планируем подключать роботов к большему числу задач, используя все возможности платформы.
Рекомендуем технологию RPA организациям, имеющим рутинные операции в цифровом пространстве. Программные роботы разгружают младший персонал, высвобождая время сотрудников на обучение и развитие.