О компании
«РЖД-Технологии» – дочернее общество «РЖД». Одновременно является проектным офисом цифровой трансформации «РЖД» и управляющей компанией для ИТ-активов.
В задачи «РЖД-Технологий» входит координация и управление программой цифровой трансформации «РЖД» и проектами цифровой трансформации, выбор целевых цифровых платформ, организация процесса внедрения инновационных технологий, управление цифровыми активами «РЖД».
Сотрудники компании имеют богатый опыт реализации масштабных проектов в области ИТ и цифровой трансформации как со стороны консалтинга, так и со стороны производства.
Задачи
Повысить эффективность отдела закупок и договорной работы:
- сократить ручные операции при работе с реестром контрактов ЕИС, формировании отчетов и подготовке запросов коммерческих предложений;
- минимизировать ошибки, снизить нагрузку на сотрудников;
- ускорить бизнес‑процессы.
Решение
На базе платформы ROBIN автоматизированы процессы формирования отчетов о закупочной деятельности и взаимодействия с реестром договоров официального сайта ЕИС.
Инструменты платформы ROBIN интегрированы с используемым в компании отечественным ПО, в том числе ОС Astra Linux.
Автоматизация закупок стала частью комплексной стратегии компании по повышению эффективности корпоративных процессов. Проект реализован совместно с «РЖД-ТехСервисом».
Автоматизированные процессы
1. Работа с реестром договоров в ЕИС:
Робот идентифицирует документ об оплате, обрабатывает информацию, обновляет статус об этапе исполнения договора в ЕИС
2. Формирование закупочных отчетов:
По заданному пользователем периоду робот анализирует данные реестра закупок, применяет фильтры, производит расчеты и создает отчет в соответствии с утвержденной формой.
3. Рассылка запросов коммерческих предложений:
Робот проверяет в файловой системе наличие всех необходимых документов, получает список адресатов, формирует письма с указанием предмета закупки и даты, а затем направляет запросы контрагентам вместе с вложением комплекта документов. По завершении работы робот уведомляет сотрудника об успешном выполнении сценария.
Результаты
- Значительное сокращение времени на выполнение рутинных задач: обработка договоров, отчетность, рассылка закупочных запросов. Сотрудники могут сфокусироваться на интеллектуальных задачах
- Снижение риска ошибок, связанных с человеческим фактором
«Платформа ROBIN показала себя как гибкий и технологичный инструмент, с помощью которого мы смогли быстро роботизировать бизнес-процессы в закупках. Внедрение программных роботов стало логичным этапом цифровой трансформации компании. Сейчас в наших планах — масштабирование решения и автоматизация рутины в других департаментах»