О компании
Заказчик – один из лидеров в разработке и производстве продукции аэрокосмического назначения.
Проблема
Одной из проблем отдела закупок был трудоемкий процесс обработки заявок с коммерческими предложениями. Специалисты вручную вводили данные по каждому поставщику в таблицу и сравнивали их товары.
Медленная работа системы ЭДО также сильно затрудняла бизнес-процессы. Сотрудники тратили много времени на разбор входящей корреспонденции и ответы.
Задача
Автоматизировать процессы формирования ответа на входящую корреспонденцию и обработки коммерческих предложений.
Решение
Внедрена RPA-платформа и запущены программные роботы. Роботы взаимодействуют с MS Office (Excel, Word), ABBYY FlexiCapture и системой ЭДО LanDocs.
Программные роботы
Для закупок
- Мониторят появление новых писем от поставщиков с коммерческим предложением.
- Отправляют коммерческие предложения на распознавание в ABBYY FlexiCapture и получают результаты в формате Excel-файла с товарами, ценами, названием поставщика.
- Извлекают из Excel-файла значения и заполняет ими таблицу расчета начальной максимальной цены контракта (НМЦК). В каждую таблицу заносят 3 поставщика по закупке.
- Проверяют товары поставщиков между собой.
Для ответов на корреспонденцию
- Заходят во входящую корреспонденцию в ЭДО.
- Открывают письмо и получают необходимую информацию (наименование юридического лица, ФИО отправителя, дату).
- Создают ответное письмо, прикрепляют к письму соответствующий Word документ.
Результаты
- Автоматизированы процессы проверки коммерческих предложений и ответов на корреспонденцию
- Экономия порядка 30% времени при формировании ответа на входящие письма