О компании
Заказчик – одна из ведущих агропромышленных компаний России, которая осуществляет весь цикл производства. Проект под NDA.
Проблема
Сотрудникам отдела сверок на протяжении всего процесса сверки взаиморасчетов с контрагентами приходилось работать одновременно во множестве систем компании и постоянно выполнять однотипные операции, такие как выгрузка актов сверок или отправка документов контрагентам.
Цель
Сокращение времени на решение однотипных задач отдела сверок при одновременном увеличении скорости и точности выполнения таких задач.
Задача
Необходимо автоматизировать следующие процессы:
- Формирование графика сверки по контрагентам на основе данных из выгрузок систем.
- Рассылка актов сверки контрагентам по различным каналам в соответствии с графиком.
- Получение обратной связи по разосланным актам сверки, подписание актов.
- Проведение сверки по полученным от контрагентов актам сверки.
Решение
В рамках проекта был разработан программный комплекс, состоящий из 20 программных роботов, на базе платформы интеллектуальной автоматизации ROBIN для оптимизации сверки взаиморасчетов компании-заказчика с контрагентами. Внедрение роботов было реализовано быстро и не потребовало дополнительного обучения сотрудников (пользователей системы).
Роботы взаимодействуют с SAP ERP, Microsoft Dynamics NAV (ERP), «1C:Бухгалтерия», 1C:MDM, «СПАРК-Интерфакс», Naumen Servicer Desk, «Контур.Диадок», «Диадок.Взаиморасчеты», MS Office (Word, Excel, Outlook).
Программные роботы:
- Формируют годовые и ежеквартальные оборотные отчеты по дебиторам и кредиторам из разных систем. Формируют из них единый файл – график сверки в формате xlsx. По каждому контрагенту робот выгружает начальное сальдо, обороты по дебету и кредиту и распределяет даты сверки.
- Добавляют в график сверки новых контрагентов на основе ежеквартальных отчетов по оборотам и выгружают информацию по ним из SAP.
- Переносят всю информацию из графика сверки в систему «1С», выгружают из «1С» актуальную версию графика сверки в формате xlsx.
- Проверяют через информационно-аналитическую систему «СПАРК-Интерфакс» наличие в графике сверки недействующих организаций и направляют оповещения о них ответственным сотрудникам.
- Ежеквартально выгружают из используемых систем акты сверки в формате xlsx и pdf и направляют их контрагентам через «Контур.Диадок» и электронную почту. Запрашивают по почте у контрагентов акты сверки.
- Мониторят в «Контур.Диадок» подписание направленных контрагентам актов сверки, затем сохраняют их на сетевом диске. Далее размещают подписанные акты в «1С».
- Мониторят появление новых входящих писем в почте, обрабатывают их по различным сценариям.
- Мониторят в «Контур.Диадок» появление новых входящих актов сверки в формате xlsx, сверяют акты, подписывают их и сохраняют на сетевом диске.
- Сверяют акты в сервисе «Диадок.Взаиморасчеты», формируют итоговый акт сверки и протокол расхождений, если они есть.
- Отправляют заявку с заданными параметрами в Naumen Service Desk.
- Осуществляют сверку с ведомостью банковского контроля. Робот запрашивает ВБК, преобразует ее в нужный вид, сверяет с актом сверки и направляет отчет ответственному сотруднику.
Результаты
- Процесс сверки взаиморасчетов полностью автоматизирован. Учетные системы компании объединены в единый процесс, который теперь выполняется роботами
- На выгрузку одного акта сверки (в форматах xlsx и pdf) робот тратит около 20 секунд, на сверку с актом контрагента или ВБК в «Диадок.Взаиморасчеты» – 30 секунд
- Повышение удовлетворенности сотрудников – сотрудники не работают с рутиной и могут фокусироваться на интеллектуальных задачах