Автоматизация процессов бухгалтерии и системы снабжения для Иркутской нефтяной компании
О компании
Иркутская нефтяная компания (ИНК) — независимый производитель углеводородного сырья в Восточной Сибири. Компания создана в 2000 году, ведет геологическое изучение, разведку и разработку участков недр на территории Иркутской области, Красноярского края и Республики Саха (Якутия). ИНК в 2023 году вошла в топ-5 среди лучших работодателей ТЭК и в топ-100 лучших работодателей России рейтинга HeadHunter.
Проблема
Перед ГК ИНК стояла проблема нехватки рабочего времени на выполнение сотрудниками рутинных операций. Например, отделу бухгалтерии было важно решить вопрос долгой обработки документов – сотрудники оставались вечерами и вводили данные счетов-фактур.
Другая сложность возникла из-за увеличения отгрузок от поставщиков – с 2021 года их объем вырос на 84%. Вместе с тем прибавилось и рутинной работы по согласования отгрузок. Процесс состоит из 5 этапов, а запуск согласования каждого документа занимал у сотрудника отдела материально-технического обеспечения порядка 4-5 минут, в течение которых он ожидал отклика от программы.
При этом у руководства ГК ИНК было понимание, что робот не заменяет человека, а освобождает время сотрудника на интеллектуальные задачи.
Другая сложность возникла из-за увеличения отгрузок от поставщиков – с 2021 года их объем вырос на 84%. Вместе с тем прибавилось и рутинной работы по согласования отгрузок. Процесс состоит из 5 этапов, а запуск согласования каждого документа занимал у сотрудника отдела материально-технического обеспечения порядка 4-5 минут, в течение которых он ожидал отклика от программы.
При этом у руководства ГК ИНК было понимание, что робот не заменяет человека, а освобождает время сотрудника на интеллектуальные задачи.
«Мы понимаем, что RPA-решения – не замена бухгалтеру, а его рабочий инструмент, такой как 1С Бухгалтерия и Excel», – Татьяна Житова, заместитель главного бухгалтера ГК ИНК.
Задача
Определить области деятельности сотрудников, которые отнимают много времени. Развернуть программных роботов для автоматизации процессов отделов бухгалтерии и материально-технического обеспечения:
- Разгрузить бухгалтеров от рутинного ввода счетов-фактур. В день их поступает от 50 до 200.
- Упростить получение вычета НДС из бюджета – анализировать и отправлять данные специалистам склада и снабжения.
- Автоматизировать процесс отправки документов 180 контрагентам, на который уходило несколько часов.
- Оперативно предоставлять документы по запросам из ИФНС.
- Ежемесячно подготавливать документы по закрытию счета 23 в 1С Бухгалтерия.
- Оптимизировать работу системы снабжения – сократить длительность процесса согласования отгрузок, состоящего из 5 этапов.
Решение
Эксперты ROBIN и ИТ-команда Иркутской нефтяной компании определили процессы для роботизации и составили алгоритмы работы роботов. После успешного прохождения опытной эксплуатации программные роботы на платформе ROBIN уже масштабированы в 9 компаниях ГК ИНК.
К началу 2024 года в компании были запущены 19 роботов, 16 находятся в разработке. Внедрение одного робота занимает от двух до трех недель.
К началу 2024 года в компании были запущены 19 роботов, 16 находятся в разработке. Внедрение одного робота занимает от двух до трех недель.
Программные роботы
Для отдела бухгалтерии
- 1Открывают документы в ЭДО, сверяют данные, регистрируют счет-фактуру и проводят документ. Если робот обнаружил ошибку, отправляет информацию бухгалтеру для ее исправления.
- 2Анализируют документы в ЭДО и делают рассылку на ответственного сотрудника.
- 3Заходят в 1С Бухгалтерия, находят документы и отправляют необходимым контрагентам по заданным адресам.
- 4Сверяют данные счетов-фактур с реестром по требованиям из ИФНС. Робот подгружает документ. Если он обнаруживает расхождения, делает отметку в реестре.
- 5Ежемесячно заходят в 1С Бухгалтерия, формируют и проводят документы «Закрытие счета 23», проверяют полноту документов.
Для отдела материально-технического обеспечения
- 1Поэтапно согласовывают документ «Уведомление об отгрузке» с установленными лицами. Сотруднику снабжения остается только создать документ и отправить его роботу для согласования по заданному маршруту.
- 2Находят несоответствия в документе и сигнализируют об этом ответственному покупателю для устранения ошибок.
«Снабжение – многокомпонентный процесс, в финале которого проходят отгрузки поставщиков. Количество наших проектов постоянно увеличивается, поэтому решение создать виртуального помощника было логичным. С учетом возросшего количества задач мы постарались не перегружать наших специалистов или увеличивать штат, а держать процесс отгрузок под контролем с помощью робота», – Разумова Анастасия, начальник отдела сопровождения сделок ГК ИНК.
Результаты
Программные роботы ROBIN внедрены в 9 компаниях ГК ИНК
Цифровые помощники обрабатывают до 200 счетов-фактур в день
Робот, занятый согласованием документа «Уведомление об отгрузке», с июня по декабрь сэкономил порядка 355 часов – это 44 рабочих дня или 9 рабочих недель
Время ежемесячной операции по закрытию счета 23 сокращено с 30 до 8 минут
Кейсы ROBIN