О компании
Сеть автозаправочных станций «Татнефть» насчитывает более 1 500 АЗС в Российской Федерации, Турции и странах СНГ. Роботизация затронула «Татнефть-АЗС Центр», которая ведет свою деятельность в 15 субъектах РФ – в Поволжье, на Урале и в Сибири.
«Татнефть-АЗС Центр» – самая крупная региональная бизнес-единица сети АЗС «Татнефть». Общество насчитывает 408 станций, 5681 штатная единицу персонала. Каждый год через автозаправочные станции продается более 2 миллионов тонн нефтепродуктов и 5 миллионов чашек кофе. Ежедневно клиентами «Татнефть-АЗС Центр» становятся более 200 тысяч человек.
Проблема
В ИТ-отдел компании поступало множество запросов на доработку эксплуатирующихся систем с целью автоматизации процессов, уменьшения рутины и повышения эффективности работы сотрудников, пользующихся ими. Однако в большинство систем сложно вносить изменения – для этого надо обращаться к разработчику ПО. Компании требовалось решение для оптимизации процессов централизованно через единый интерфейс, которое позволит автоматизировать работу с различными используемыми системами, а также выстраивать процессы и вносить изменения своими силами.
Задачи
Был проведен опрос бизнес-заказчиков внутри компании на предмет выявления потребности в оптимизации процессов. Результатом стал перечень из 107 рутинных задач с расчетным эффектом 18 748 часов экономии трудозатрат. Основные задачи, которые планировалось автоматизировать – поиск и сбор информации, формирование отчетов, ввод данных в различных системах, работа с файлами и анализ информации.
Решение
При выборе инструментов автоматизации руководство компании остановилось на RPA-решении. Платформа ROBIN подошла по всем параметрам: удобный интерфейс, возможность настройки в No-Сode режиме, широкий спектр возможностей для работы с пакетом офисного ПО, файлами и 1С. Также было важно наличие компонентов OCR и ИИ для интеллектуального поиска и сбора информации, а также работы с документами. Плюсом стало и наличие понятных инструкций по использованию, бесплатных обучающих курсов и сообщества для обмена опытом.
Этапы проекта
В декабре 2023 года была выбрана платформа ROBIN и успешно проведен пилотный проект по роботизации бизнес-процесса «Сравнение цен конкурентов (бенч-маркинг)».
В марте 2024 года для группы из 15 сотрудников проведено 2 курса обучения по работе с платформой ROBIN. Уже в апреле 2024 года специалисты собственными силами создали первого робота, который ежедневно собирал из СКУД (системы контроля и управления доступом) информацию по нарушению трудовой дисциплины, а затем отправлял отчет по опоздавшим сотрудникам в отдел управления персоналом.
Роботизированные процессы
Роботизация затронула практически все отделы: крупный и мелкий опт, внешнеэкономическая деятельность, логистика, розничные продажи, инвестиции, строительство, операционная деятельность, юридическая деятельность, ИТ, экономическое планирование, техническая поддержка, HR, бухгалтерия.
Роботы взаимодействуют с пакетом офисного ПО, разными конфигурациями 1С, браузерами, СКУД Sigur и драйверами подключения к кассам.
Программные роботы
- Ежедневно автоматически подписывают заявки на отгрузку нефтепродуктов в 1С.
- Принимают заявки в почте на отгрузку нефтепродуктов, сохраняя их в определённой папке.
- Ежедневно формируют общий свод заявок с агрегацией по филиалу, далее рассылают его списку ответственных.
- Формируют сводный файл в таблицу по оценкам выполнения KPI.
- Производят поиск чека в ОФД по отчету ошибочных чеков и дополняют документ суммой, количеством и наименованием позиции.
- Удаленно подключаются к кассе через драйвер и формируют чек коррекции по выдаче наличных.
- Ежедневно готовят и выгружают из СКУД Sigur отчет по опоздавшим сотрудникам.
- Ищут УПД по списку договоров в Контур.Диадок и отправляют их на подписание.
Результаты
- 15 сотрудников прошли обучение по работе с платформой ROBIN и могут самостоятельно создавать программных роботов
- ·За 3 месяца работы 8 роботов сэкономили 556 часов
- ·До конца 2024 года ожидается эффект экономии в 3244 часа и 3,5 млн. руб.