В 2022 году компания «Газпромтранс» поставила перед ROBIN задачу внедрить RPA-платформу со встроенными Low-code и No-code инструментами и интегрированными компонентами машинного зрения
О компании
«Газпромтранс» — дочернее общество ПАО «Газпром», объединяющее железнодорожные активы в единый технологический комплекс для вывоза нефтегазовой продукции. Компания располагает подвижным составом более, чем в 30 000 единиц и имеет 7 филиалов: Астраханский, Оренбургский, Сургутский, Ухтинский, Ямальский, Амурский и Иркутский. В коллективе «Газпромтранс» трудится больше 3000 человек.
Задача
Перед компанией стояла задача повысить скорость и качество обработки рутинных операций, но на стандартные методы автоматизации не хватало времени и ресурсов. Нужна была быстрая и независимая от ИТ-подразделений оптимизация процессов финансового управления, производственного подразделения, коммерческого управления, отдела кадров и трудовых отношений, отдела организации делопроизводства и архива, управления материально-технического снабжения и других подразделений комплекса.
Решено было внедрить ROBIN RPA с возможностью управления сценарием. По требованиям проекта платформа должна соответствовать параметрам импортозамещения, а вендор занимать лидирующее положение на рынке. Пилотный проект необходимо было реализовать не более, чем за 10 дней.
Роботы должны взаимодействовать с Excel, Outlook, системой управленческого учета «Транспортировка», платформой 1С, Системой Документооборота, MS Access и Abby.
В чем была сложность проекта
Сложность проекта заключалась в том, что из-за устаревшей версии ABBY качество распознавания документов было недостаточным. Чтобы решить эту проблему, необходимо было опытным путем подобрать алгоритм обработки документов.
Что делают роботы?
- В финансовом управлении
Проставляют соответствие бухгалтерской и управленческой номенклатуры:
- проверяют новые проводки по счетам в 1С и их соответствие номенклатурам инвестиционной программы;
- связывают номенклатуры УБУ и инвестиционной программы;
- сообщают по электронной почте о результатах.
Формируют отчет по прогнозу прибытия вагонов в ИС «Транспортировка», дополняют его данными из MS Access и направляют сотрудникам по электронной почте. - В коммерческом управлении
Заводят заявки клиентов в систему управленческого учета: находят заявку в PDF-формате, распознают текст и создают электронную заявку в ИС «Транспортировка», затем уведомляют пользователя о количестве заявок и ошибках. - В отделе организации делопроизводства и архива
Сравнивают в фоновом режиме полученные от подразделений табели учета рабочего времени сотрудников с общим табелем из 1С, различия помечают цветом, табель направляют в соответствующую папку, затем создают в ИС «Транспортировка» закрывающую резолюцию или отклоняют документ.
Регистрируют входящие письма, конвертируют файлы, распознают текст, проверяют вложения, создают карточку в системе документооборота, отправляют резолюции адресатам. - В отделе материально-технического снабжения
Разделяют сканы подписанных актов сверки на отдельные файлы, назначают им имена и рассылают контрагентам с уникальной темой и сопровождающим текстом.
Оформляют заявки на поставку: вводят исходные данные, забирают из 1С информацию для создания заявки, создают в документообороте проект письма и сохраняют его на ПК, извлекают штрих-код и контакты исполнителя, формируют заявку и вкладывают ее в документооборот.
Заполняют формы электронной торговой площадки «Газпромбанк» по банковскому сопровождения, используя информацию из договора с перечнем МТР, производителей, дилеров и контрагентов.
Результаты
10 000 часов
Высвобождено благодаря внедрению программных роботов
132 сотрудника
Обучились основам RPA, 5 специалистов автономно создают роботов для дальнейшей роботизации рутинных процессов
- 8 первых роботов высвободили 10 000 рабочих часов в год.
- Исключены ошибки, связанные с ручным вводом и обработкой данных
- Рутинные процессы полностью автоматизированы, к началу рабочего дня отчеты уже доступны для сотрудников.
- Стандартные и повторяющиеся задачи выполняются эффективнее
- Работа идет по точному графику: расписанию или событию
- Сокращены непродуктивные потери, в том числе трудозатраты
- Создан потенциал роста компании за счет возможности достигать более высоких результатов силами имеющегося коллектива
- 132 сотрудника обучились основам RPA, 5 специалистов автономно создают роботов
- В компании появился Центр компетенций RPA и база знаний с лучшими наработками: материалы обучений, роботы, шаблоны документов