О компании
Заказчик – топливная компания.
Проблема
В деятельности отдела материально-технического обеспечения компании было задействовано несколько сотен человек, которые подготавливали заявки на тендерные закупки.
Эта работа требовала выполнения многочисленных рутинных операций, связанных с поиском потенциальных поставщиков и предлагаемых ими цен, отправкой запросов на технико-коммерческие предложения, обработкой поступивших ответов. Завершив весь цикл процедур подготовки, сотрудники формировали начальную максимальную цену договора (НМЦД) по каждой позиции лота.
Нарастающий объем операций, выполняемых сотрудниками, а также трудности разработки и сопровождения интеграционных решений привели к пониманию, что нужна комплексная автоматизация процессов.
Цель
Снижение трудозатрат и повышение эффективности процессов отдела материально-технического обеспечения. В первую очередь было решено роботизировать процесс подготовки закупочной документации.
Решение
В проекте комплексной автоматизации были использованы технологии RPA, AI и ML.
Проект предусматривал проведение автоматизации процессов анализа и обработки данных при выполнении закупочных процедур и обмена электронными документами между системами, роботизацию рутинных операций.
Была развернута платформа ROBIN и внедрены программные роботы, что позволило решать прикладные задачи на уровне автоматизации команд, ранее выполняемых человеком через интерфейс прикладных систем.
Программные роботы
- Осуществляют мониторинг появления новых заявок на закупку предметов материально-технического обеспечения (МТО) и извлекают данные из неструктурированных текстов.
- Заходят на внешние веб-ресурсы (market.yandex.ru, zakupki.gov.ru) и собирают цены по МТО.
- На основе полученной информации самостоятельно делают запрос по электронной почте на формирование технико-коммерческих предложений (ТКП) по заранее подготовленной базе контрагентов.
- Анализируют полученные ответы и извлекают из них информацию о стоимости МТО.
- На выходе предоставляют готовую сводную таблицу с анализом рынка по позиции МТО для определения НМЦД.
Результаты
- Сокращение трудозатрат профильных экспертов
- Сокращение сроков протекания процесса МТО
- Упрощение процесса сбора источников цен и формирования на их основе ценового анализа и расчета НМЦД