О компании
Заказчик – российское предприятие авиационной промышленности. Проект под NDA.
Проблема
До внедрения автоматизации сотрудники вручную регистрировали входящие документы в системе электронного документооборота. После сканирования необходимо было открыть документ, определить его основные реквизиты, заполнить регистрационно-контрольную карточку, прикрепить файл и распределить документы по соответствующим папкам. Процесс занимал значительное время, требовал выполнения большого количества однотипных операций и повышал риск ошибок при вводе данных.
Задача
Автоматизировать процесс регистрации входящих документов в системе электронного документооборота WSS Docs, включая распознавание документов, извлечение ключевых реквизитов, автоматическое создание регистрационно-контрольных карточек и сокращение объема ручных операций сотрудников.
Робот работает по следующему алгоритму
- При поступлении бумажного документа сотрудник сканирует его и помещает файл в папку. Каждый файл соответствует одному входящему письму и включает сопроводительное письмо и приложения.
- Робот отслеживает появление новых файлов в папке и распознает документы.
- Извлекает ключевые атрибуты: контрагента, адресата, подписанта, номер, дату.
- Выполняет суммаризацию содержания сопроводительного письма.
- Определяет общее количество листов.
- Сохраняет извлеченные данные в файл на локальном компьютере.
- Создает регистрационно-контрольную карточку входящего документа в СЭД WSS Docs, автоматически заполняет необходимые поля и прикрепляет исходный документ.
- Перемещает обработанные файлы в папку «Обработанные», а файлы с ошибками — в папку «Обработанные с ошибкой».
Результаты
- Входящие документы регистрируются в СЭД автоматически сразу после сканирования
- Сотрудники тратят меньше времени на ручной ввод данных
- Снижается риск ошибок при регистрации документов