Автоматизация закупочных процессов для топливной компании

О компании


Заказчик – топливная компания.

Проблема

В деятельности отдела материально-технического обеспечения компании было задействовано несколько сотен человек, которые подготавливали заявки на тендерные закупки.

Эта работа требовала выполнения многочисленных рутинных операций, связанных с поиском потенциальных поставщиков и предлагаемых ими цен, отправкой запросов на технико-коммерческие предложения, обработкой поступивших ответов. Завершив весь цикл процедур подготовки, сотрудники формировали начальную максимальную цену договора (НМЦД) по каждой позиции лота.

Нарастающий объем операций, выполняемых сотрудниками, а также трудности разработки и сопровождения интеграционных решений привели к пониманию, что нужна комплексная автоматизация процессов.

Цель

Снижение трудозатрат и повышение эффективности процессов отдела материально-технического обеспечения. В первую очередь было решено роботизировать процесс подготовки закупочной документации.

Решение

В проекте комплексной автоматизации были использованы технологии RPA, AI и ML.

Проект предусматривал проведение автоматизации процессов анализа и обработки данных при выполнении закупочных процедур и обмена электронными документами между системами, роботизацию рутинных операций.

Была развернута платформа ROBIN и внедрены программные роботы, что позволило решать прикладные задачи на уровне автоматизации команд, ранее выполняемых человеком через интерфейс прикладных систем.

Программные роботы

  • 1
    Осуществляют мониторинг появления новых заявок на закупку предметов материально-технического обеспечения (МТО) и извлекают данные из неструктурированных текстов.
  • 2
    Заходят на внешние веб-ресурсы (market.yandex.ru, zakupki.gov.ru) и собирают цены по МТО.
  • 3
    На основе полученной информации самостоятельно делают запрос по электронной почте на формирование технико-коммерческих предложений (ТКП) по заранее подготовленной базе контрагентов.
  • 4
    Анализируют полученные ответы и извлекают из них информацию о стоимости МТО.
  • 5
    На выходе предоставляют готовую сводную таблицу с анализом рынка по позиции МТО для определения НМЦД.

Результаты

Сокращение трудозатрат профильных экспертов
Сокращение сроков протекания процесса МТО
Упрощение процесса сбора источников цен и формирования на их основе ценового анализа и расчета НМЦД
Кейсы ROBIN