+7 499 444-16-51
info@rpa-robin.ru
Оставить заявку
ПРОДУКТЫ
КЕЙСЫ
О ROBIN
ПАРТНЕРАМ
РЕСУРСЫ
+7 499 444-16-51
info@rpa-robin.ru

Автоматизация процесса обработки исходящих и входящих документов в системе МЭДО

В 2023 году Федеральное ведомство в подчинении Министерства финансов России (проект под NDA) обратилось в ROBIN c задачей автоматизировать процесс обработки исходящих и входящих документов в системе МЭДО

О компании

  • 150 000
    Общее число сотрудников
  • 20
    Межрегиональных отделений
  • 5000
    обращений в месяц
  • 1000
    Обращений по системе МЭДО
В структуре ведомства более 20 межрегиональных отделений, а общее число сотрудников превышает 150 тысяч человек. По статистике за 2023 год в ведомство поступает более 5000 обращений в месяц, и больше 1000 из них по системе МЭДО
При этом система электронного документооборота ведомства не содержала средств, позволяющих упростить подготовку документов и улучшить их качество, а навыков непосредственных исполнителей не всегда было достаточно. Кроме того, в процессе обработки было задействовано значимое число сотрудников, внимания которых требовали более важные задачи ведомства. Также желательно было автоматически предоставлять обратную связь инициаторам обращения

Задача

Необходимо было за два календарных месяца внедрить RPA-платформу и развернуть программных роботов, чтобы повысить качество обработки документов ведомства. Основные пользователи решения — сотрудники, управляющие электронным документооборотом в административно-контрольном управлении ведомства. Программные роботы должны были взаимодействовать с разработанной на базе HCL Notes системой документооборота организации, приложениями MS Officeи PDF-редактором Foxit PDF Reader

Технические ограничения проекта

  • 1
    необходимость работать со встроенным в СЭД почтовым клиентом исключительно через графический интерфейс без интеграции с сервером или Outlook;
  • 2
    низкая мощность рабочих станций ведомства;
  • 3
    отсутствие удаленного доступа в инфраструктуру организации
Объединенная команда специалистов ROBIN и Softline завершила реализацию проекта в январе 2023 года. Программные роботы исполняются на трех рабочих станциях автономно по расписанию. Сотрудники ведомства положительно отреагировали на изменения в процессах. Особенно их порадовало то, что роботы автоматически оповещают исполнителей об ошибках в исходящих и исходящих документах

Программные роботы

  • 1
    Проверяют, заполняют по заданному алгоритму и регистрируют карточки исходящих документов;
  • 2
    Автоматически заполняют шаблоны исходящих документов и прикрепляют их к карточке;
  • 3
    Проверяют и дополняют информацией внутренние документы;
  • 4
    Формируют типовые резолюции в карточках внутренних входящих документов;
  • 5
    Проверяют, заполняют по заданному алгоритму и регистрируют карточки исходящих документов;
  • 6
    Автоматически заполняют шаблоны исходящих документов и прикрепляют их к карточке;
  • 7
    Проверяют и дополняют информацией внутренние документы;
  • 8
    Формируют типовые резолюции в карточках внутренних входящих документов.

Результаты

  • 50%
    Экономия рабочего времени некоторых сотрудников
  • до 70 в день
    Роботы полностью контролируют поток документов в АКУ
Были автоматизированы операции, которые выполнялись четырьмя сотрудниками и занимали 50% их рабочего времени
Роботы полностью контролируют входящий и исходящий поток документов в АКУ — до 70 в день
В ближайших планах тиражирование процесса на весь центральный аппарат федерального ведомства
Сведены к минимуму ошибки и несоответствия сопроводительной информации
Контроль корректности документов, внесение исправлений, коммуникация с инициаторами обращений больше не выполняются вручную
Кейсы ROBIN