Автоматизация сбора, обработки и передачи данных из корпоративных систем и веб-ресурсов для повышения эффективности бизнес-процессов фармацевтической компании

О компании

Заказчик – фармацевтическая компания. Проект под NDA.

Проблема

До внедрения автоматизации сотрудники вручную собирали данные из корпоративных информационных систем и веб-ресурсов, обрабатывали документы, формировали отчеты и передавали информацию ответственным сотрудникам и внешним партнерам. Процесс включал выгрузку данных из нескольких источников, проверку их корректности, обработку файлов, обновление справочников и последующую передачу данных. Большое количество однотипных операций занимало несколько часов, увеличивало риск ошибок и не позволяло гарантировать своевременную передачу информации.

Задача

Автоматизировать полный цикл обработки данных: от получения информации из корпоративных систем и веб-ресурса xMark до формирования отчетности, обработки файлов и их автоматической передачи ответственным сотрудникам и внешним партнерам. Дополнительной задачей стало обеспечение стабильной работы процесса по расписанию, исключение ручной обработки данных и повышение надежности передачи информации.

Что делает робот

Автоматически получает данные из SAP, Ariba, Контур Диадок, Directum и веб-ресурса xMark
Консолидирует информацию из различных источников и проверяет полноту данных
Автоматически актуализирует справочник контрагентов
Формирует необходимые выгрузки и персонализированные отчеты
Выполняет обработку файлов: разархивирование, переименование и подготовку к передаче
Автоматически передает подготовленные данные ответственным сотрудникам и внешним партнерам, включая размещение файлов на FTP-серверах IQVIA и Pharmakey
Контролирует выполнение процесса, отправляет уведомления о результатах работы и фиксирует возможные ошибки

Результаты

Трудозатраты сотрудников сокращены с 5 часов до 5 минут

Робот экономит 55–60 часов рабочего времени ежемесячно

Полный цикл обработки данных выполняется примерно за 20 минут

Более 30 сотрудников своевременно получают актуальную информацию для выполнения своих задач

Исключен человеческий фактор при обработке данных и подготовке отчетности

Автоматизирована регулярная выгрузка документов из xMark и их передача внешним партнерам

Процесс выполняется по расписанию, а ответственные сотрудники автоматически получают уведомления о результатах выполнения

Кейсы ROBIN

ЗАДАЧА
Аэрофлот до 2021 года использовал западную RPA-платформу. Перед компанией стояла роботизировать формирование интеграционной отчетности с помощью отечественного решения.

РЕШЕНИЕ
- Компании «Аэрофлот» удалось автоматизировать рутинный бизнес-процесс без сложных и дорогостоящих интеграций
- Экономия рабочего времени сотрудника составляет как минимум два часа в день
- Пока программный робот быстро и безошибочно собирает информацию для отчета, сотрудник департамента информационных систем занимается более специфичными задачами

Подробнее о решении задачи

ЗАДАЧА
Быстрая и независимая от ИТ-подразделений автоматизация рутинных задач.

РЕШЕНИЕ
- Исключены ошибки, связанные с ручным вводом и обработкой данных
- Сокращены непродуктивные потери, в том числе трудозатраты
- Создан потенциал роста компании за счет возможности достигать более высоких результатов силами имеющегося коллектива
- Высвобождено 10 000 рабочих часов в год
-132 сотрудника обучились основам RPA, 5 специалистов автономно создают роботов

Подробнее о решении задачи

ЗАДАЧА
Обеспечение безопасности работников на рабочем месте посредством минимизацирования контактов сотрудников с рабочими поверхностями.

РЕШЕНИЕ
- Отмечена высокая степень продуктивности проведённой в столь короткие сроки работы. Даны поручения по созданию опытного образца промышленного прототипа.

Подробнее о решении задачи

ЗАДАЧА
Необходимо было за два календарных месяца внедрить RPA-платформу и развернуть программных роботов, чтобы повысить качество обработки документов ведомства.

РЕШЕНИЕ
- Были автоматизированы операции, которые выполнялись четырьмя сотрудниками и занимали 50% их рабочего времени
- Роботы полностью контролируют входящий и исходящий поток документов в АКУ — до 70 в день
- Сведены к минимуму ошибки и несоответствия сопроводительной информации

Подробнее о решении задачи

ЗАДАЧА
Необходимо было внедрить RPA-платформу, развернуть и настроить в No-Code среде программных роботов для работы с приложениями MS Office и Adobe.

РЕШЕНИЕ
- Время выполнения операций по созданию отчета сократилось с 60 до 10 минут.
- Решена проблема выгорания специалистов
- Отчеты больше не содержит ошибок ручного ввода и проверки данных

Подробнее о решении задачи

ЗАДАЧА
Необходимо было разработать, внедрить и настроить в No-Code среде программных роботов для объединения данных из нескольких ИС, конвертирования данных, сбора и передачи информации из разных источников, типизированной обработки информации.

РЕШЕНИЕ
- Внедрение первых трех роботов освободило от рутины 18 сотрудников комитета.
- Сотрудники были направлены на более интеллектуальную работу.
- Скорость обработки отчетов увеличилась в 5 раз.

Подробнее о решении задачи

ЗАДАЧА
Повысить удобство работы в текущей учетной программе и высвободить энергию сотрудников на выполнение задач по развитию.

РЕШЕНИЕ
- В месяц три робота выполняют до 6 000 задач. Человек выполняет подобные рутинные задачи в три раза медленнее. Экономия составила до 15% зарплатного бюджета в год.

Подробнее о решении задачи

ЗАДАЧА
Автоматизировать обработку обращений и документации, а также процесс организации аудио- и видеоконференций в компаниях холдинга.

РЕШЕНИЕ
- Программные роботы ROBIN ежемесячно сокращают два дня трудозатрат в Департаменте экономического планирования РусГидро;
- Только в части пользовательских обращений за январь 2023 года робот обработал 28% из 13 тысяч заявок.

Подробнее о решении задачи

ЗАДАЧА
Роботизировать цикл обработки первичной бухгалтерской документации.

РЕШЕНИЕ
- Внедрение гибких интегрированных инструментов позволило «Delivery Club» быстро справляться с большим потоком документов и ускорить ввод данных в SAP. Теперь сотрудники тратят на это в три раза меньше времени.

Подробнее о решении задачи

ЗАДАЧА
Ускорить процесс пополнения электронного каталога.

РЕШЕНИЕ
- Цифровые сотрудники сокращают трудозатраты на 92% до 16 часов. Количество ошибок ручной обработки записей сократилось, а платформа ROBIN легко встроилась в IT-ландшафт национальной библиотеки.

Подробнее о решении задачи

ЗАДАЧА
Автоматизировать формирование сводки по местоположению, маршруту и задержке вагонов. Снять нагрузку с десятков сотрудников, которые вручную формировали сводные данных из разных внешних и внутренних систем. Каждый из специалистов за рабочий день обрабатывал информацию по 40-50 вагонам.

РЕШЕНИЕ
- Внедрено RPA решение «Анализ задержек подвижного состава», который автоматически собирает статистику и анализирует данные по 1200-1300 вагонам в сутки.

Подробнее о решении задачи

ЗАДАЧА
Снять нагрузку с сотрудников за счет RPA технологий по двум направлениям: мониторинг и обработка заявок на открытие депозитных счетов и обработка зарплатных реестров для формирования платежей по заработной плате.

РЕШЕНИЕ
– автоматически анализируют поступившие в систему документы и выполняют поиск новых заявок на открытие депозитных счетов в соответствии с критериями Банка
– автоматически проверяют системы ДБО на предмет поступления зарплатных реестров от компаний.

Подробнее о решении задачи

ЗАДАЧА
RPA автоматизация процесса ручного мониторинга сайта Центрального Банка России, в который были вовлечены трое сотрудников. Минимизировать риск пропустить нужную информацию и снять нагрузку с сотрудников.

РЕШЕНИЕ:
- Технология RPA ROBIN в автоматическом режиме проверяет сайт Центрального Банка РФ с целью поиска новостей о лишении банков лицензии. При обнаружении таких новостей, оповещает через MS Outlook всех заинтересованных лиц.

Подробнее о решении задачи

ЗАДАЧА
Роботизировать процесс оформления заявок на поставку продукции и не расширить штат операторов по логистике, ежедневно обрабатывающих заказы на поставку продукции.

РЕШЕНИЕ:
- Программные роботы мониторят появление новых заказов на поставку продукции от магазинов в двух системах, извлекают информацию по ним, переносят в сводный реестр заказов, выполняя ряд проверок и расчет даты поставки в соответствии с договором.

Подробнее о решении задачи