Цифровой ассистент для онлайн-кинотеатра

О компании

Заказчик — один из ведущих онлайн-кинотеатров в России.

Проблема

Перед специалистами компании стоят ежедневные, еженедельные и ежеквартальные рутинные задачи, которые отнимали значительную часть времени: поддержание актуальной информации о лицензорах, формирование контрактов, проверка лицензий и сроков, сверка с реестром Министерства культуры РФ, обработка большого объема данных из таблиц и запросов.

Задача

Внедрить RPA-платформу и развернуть программных роботов, чтобы автоматизировать обработку и подготовку документов:

Разгрузить сотрудников компании от дополнительной работы в период квартальных отчетов, сократив время на то, каким лицензорам и когда отправлять напоминания и документы.
Автоматизировать рутинную проверку лицензий и заявок на использование тайтлов. В особо активные периоды количество заявок в одном письме может доходить до 200! Роботы для таких задач должны работать даже в праздники и выходные, когда сотрудники отдыхают.
Уменьшить срок обработки данных на тех задачах, которые требуют глубокого внимания нескольких сотрудников на полный рабочий день.

Роботы должны взаимодействовать с Excel, Outlook, а также реестром Министерства культуры РФ для оценки возможности использования тайтлов.

Решение

Команда ROBIN за 7 месяцев запустила 8 роботов с разным функционалом – от простых роботов переноса данных из письма в файл до по-настоящему крупных, позволяющих одновременно обрабатывать по 30 табличных документов с 500 тысячами строк.

Программные роботы

Для отчетов и напоминаний

1

Получают сообщения из Outlook и сверяются с реестром по последним взаимодействиям с лицензором. Если лицензор не отвечал на письмо неделю, робот отправляет напоминание.
2

Ежедневно проверяют папку с отчетами для партнеров, определяют получателя и ищут его почту. Затем робот формирует необходимый комплект документов для отчета и отправляет его партнеру.
3

Помогают проверять статус взаимодействия с лицензором и указывают, кто из них активен. Робот формирует таблицу соглашений, переносит номера и даты действия в отчет, а затем сверяет действие номеров соглашений по ежеквартальному реестру.

Для ежедневных задач

1

Фильтруют информацию о контенте правообладателя, фиксируют непродленную лицензию в таблице Excel и отправляют ответственному отделу.
2

Читают определенные письма, подсчитывают значения и записывают результат, формируя файл с данными.
3

Оценивают возможность использования тех или иных тайтлов. В функционале робота заложено взаимодействие с реестром Министерства культуры РФ для определение таких параметров, как удостоверение национальных и прокатных фильмов, категории по просмотрам, стране производства и пр.

Для обработки большого массива данных

1

Раз в неделю обрабатывают порядка 50 тысяч тайтлов, которые необходимо сверять с реестром Министерства культуры РФ.
2

Обрабатывают по 30 табличных файлов, в каждом из которых по 500 тысяч строк и 20 столбцов. Робот проверяет каждую ячейку, формирует общую сводную таблицу и производит сверку всего за 2 часа.

Результаты

Автоматизирована проверка лицензий и заявок

Автоматизировано формирование отчетов

Уменьшен срок обработки данных

Кейсы ROBIN

ЗАДАЧА
Аэрофлот до 2021 года использовал западную RPA-платформу. Перед компанией стояла роботизировать формирование интеграционной отчетности с помощью отечественного решения.

РЕШЕНИЕ
- Компании «Аэрофлот» удалось автоматизировать рутинный бизнес-процесс без сложных и дорогостоящих интеграций
- Экономия рабочего времени сотрудника составляет как минимум два часа в день
- Пока программный робот быстро и безошибочно собирает информацию для отчета, сотрудник департамента информационных систем занимается более специфичными задачами

Подробнее о решении задачи

ЗАДАЧА
Быстрая и независимая от ИТ-подразделений автоматизация рутинных задач.

РЕШЕНИЕ
- Исключены ошибки, связанные с ручным вводом и обработкой данных
- Сокращены непродуктивные потери, в том числе трудозатраты
- Создан потенциал роста компании за счет возможности достигать более высоких результатов силами имеющегося коллектива
- Высвобождено 10 000 рабочих часов в год
-132 сотрудника обучились основам RPA, 5 специалистов автономно создают роботов

Подробнее о решении задачи

ЗАДАЧА
Обеспечение безопасности работников на рабочем месте посредством минимизацирования контактов сотрудников с рабочими поверхностями.

РЕШЕНИЕ
- Отмечена высокая степень продуктивности проведённой в столь короткие сроки работы. Даны поручения по созданию опытного образца промышленного прототипа.

Подробнее о решении задачи

ЗАДАЧА
Необходимо было за два календарных месяца внедрить RPA-платформу и развернуть программных роботов, чтобы повысить качество обработки документов ведомства.

РЕШЕНИЕ
- Были автоматизированы операции, которые выполнялись четырьмя сотрудниками и занимали 50% их рабочего времени
- Роботы полностью контролируют входящий и исходящий поток документов в АКУ — до 70 в день
- Сведены к минимуму ошибки и несоответствия сопроводительной информации

Подробнее о решении задачи

ЗАДАЧА
Необходимо было внедрить RPA-платформу, развернуть и настроить в No-Code среде программных роботов для работы с приложениями MS Office и Adobe.

РЕШЕНИЕ
- Время выполнения операций по созданию отчета сократилось с 60 до 10 минут.
- Решена проблема выгорания специалистов
- Отчеты больше не содержит ошибок ручного ввода и проверки данных

Подробнее о решении задачи

ЗАДАЧА
Необходимо было разработать, внедрить и настроить в No-Code среде программных роботов для объединения данных из нескольких ИС, конвертирования данных, сбора и передачи информации из разных источников, типизированной обработки информации.

РЕШЕНИЕ
- Внедрение первых трех роботов освободило от рутины 18 сотрудников комитета.
- Сотрудники были направлены на более интеллектуальную работу.
- Скорость обработки отчетов увеличилась в 5 раз.

Подробнее о решении задачи

ЗАДАЧА
Повысить удобство работы в текущей учетной программе и высвободить энергию сотрудников на выполнение задач по развитию.

РЕШЕНИЕ
- В месяц три робота выполняют до 6 000 задач. Человек выполняет подобные рутинные задачи в три раза медленнее. Экономия составила до 15% зарплатного бюджета в год.

Подробнее о решении задачи

ЗАДАЧА
Автоматизировать обработку обращений и документации, а также процесс организации аудио- и видеоконференций в компаниях холдинга.

РЕШЕНИЕ
- Программные роботы ROBIN ежемесячно сокращают два дня трудозатрат в Департаменте экономического планирования РусГидро;
- Только в части пользовательских обращений за январь 2023 года робот обработал 28% из 13 тысяч заявок.

Подробнее о решении задачи

ЗАДАЧА
Роботизировать цикл обработки первичной бухгалтерской документации.

РЕШЕНИЕ
- Внедрение гибких интегрированных инструментов позволило «Delivery Club» быстро справляться с большим потоком документов и ускорить ввод данных в SAP. Теперь сотрудники тратят на это в три раза меньше времени.

Подробнее о решении задачи

ЗАДАЧА
Ускорить процесс пополнения электронного каталога.

РЕШЕНИЕ
- Цифровые сотрудники сокращают трудозатраты на 92% до 16 часов. Количество ошибок ручной обработки записей сократилось, а платформа ROBIN легко встроилась в IT-ландшафт национальной библиотеки.

Подробнее о решении задачи

ЗАДАЧА
Автоматизировать формирование сводки по местоположению, маршруту и задержке вагонов. Снять нагрузку с десятков сотрудников, которые вручную формировали сводные данных из разных внешних и внутренних систем. Каждый из специалистов за рабочий день обрабатывал информацию по 40-50 вагонам.

РЕШЕНИЕ
- Внедрено RPA решение «Анализ задержек подвижного состава», который автоматически собирает статистику и анализирует данные по 1200-1300 вагонам в сутки.

Подробнее о решении задачи

ЗАДАЧА
Снять нагрузку с сотрудников за счет RPA технологий по двум направлениям: мониторинг и обработка заявок на открытие депозитных счетов и обработка зарплатных реестров для формирования платежей по заработной плате.

РЕШЕНИЕ
– автоматически анализируют поступившие в систему документы и выполняют поиск новых заявок на открытие депозитных счетов в соответствии с критериями Банка
– автоматически проверяют системы ДБО на предмет поступления зарплатных реестров от компаний.

Подробнее о решении задачи

ЗАДАЧА
RPA автоматизация процесса ручного мониторинга сайта Центрального Банка России, в который были вовлечены трое сотрудников. Минимизировать риск пропустить нужную информацию и снять нагрузку с сотрудников.

РЕШЕНИЕ:
- Технология RPA ROBIN в автоматическом режиме проверяет сайт Центрального Банка РФ с целью поиска новостей о лишении банков лицензии. При обнаружении таких новостей, оповещает через MS Outlook всех заинтересованных лиц.

Подробнее о решении задачи

ЗАДАЧА
Роботизировать процесс оформления заявок на поставку продукции и не расширить штат операторов по логистике, ежедневно обрабатывающих заказы на поставку продукции.

РЕШЕНИЕ:
- Программные роботы мониторят появление новых заказов на поставку продукции от магазинов в двух системах, извлекают информацию по ним, переносят в сводный реестр заказов, выполняя ряд проверок и расчет даты поставки в соответствии с договором.

Подробнее о решении задачи