Чат-боты и автоматизация отчетности для Самарского областного медицинского информационно-аналитического центра
Чат-боты и автоматизация отчетности для Самарского областного медицинского информационно-аналитического центра
О компании
Самарский областной медицинский информационно-аналитический центр (МИАЦ) – подведомственная министерству здравоохранения Самарской области медицинская организация, в которой функционируют 28 структурных подразделений и трудятся порядка 200 человек.
Миссия центра – внедрение современных информационных технологий для повышения качества медицинской помощи и эффективности использования ресурсов здравоохранения.
Проблема
Задачи организации связаны с цифровой трансформацией отрасли здравоохранения. Ежедневно учреждение собирало и обрабатывало статистику по всем медицинским организациям региона. Мониторинг производили сотрудники в региональных базах, учитывающих заболеваемость. Перед предоставлением отчета по задаче губернатору региона нужно было убедиться, что в нем нет ошибок, связанных с ручной обработкой данных.
Задача
Заказчик поставил перед ROBIN задачу оптимизировать процесс ежедневного сбора статистики по заболеваемости в регионе на предмет достижения эпидемического порога для своевременного оповещения руководства региона. Необходимо было внедрить RPA для сбора и обработки информации о медицинской деятельности всех организаций региона.
Решение
Внедрена RPA-платформа для ускорения обработки информации и повышения качества данных. Специалисты заказчика создали базу из более чем 50 готовых роботизированных решений.
Программные роботы ежедневно отслеживают статистику заболеваемости в регионе. Данные собираются с портала «Госуслуги» и других специализированных медицинских порталов, затем заносятся в Microsoft Word и обрабатываются в Microsoft Excel.
Учреждение планирует создать отдельное структурное подразделение – центр экспертизы по роботизации процессов, чтобы тиражировать решения на платформе ROBIN в другие регионы.
Программные роботы
Для отчетов
1
До 200 раз в неделю проверяют статистику заболеваемости по всем информационным базам региона.
2
Собирают данные с портала «Госуслуги» и других специализированных медицинских порталов, затем заносят в Microsoft Word и обрабатывают в Microsoft Excel.
3
При превышении эпидемического порога формируют сводный отчет по районам, заболеваниям и количественным показателям.
4
Направляют отчет по задаче губернатору региона.
Чат-боты
1
Собирают информацию от беременных пациенток для мониторинга их состояния здоровья.
2
Оперативно представляет нормативно-справочную информацию врачам анестезиологам-реаниматологам.
Результаты
По оценкам заказчика робот выполняет задачу в три раза быстрее человека.
Тесты показали, что при параллельной работе робота и человека, при выполнении мониторинга человек делает до 7% ошибок, которые крайне сложно отследить.
Каждый из роботов высвобождает специалистам 30 часов в неделю.
Программные роботы экономят рабочее время сотрудников 102 медицинских учреждений
Автоматизировано более 210 рабочих мест.
Кейсы ROBIN
ЗАДАЧА Аэрофлот до 2021 года использовал западную RPA-платформу. Перед компанией стояла роботизировать формирование интеграционной отчетности с помощью отечественного решения. РЕШЕНИЕ - Компании «Аэрофлот» удалось автоматизировать рутинный бизнес-процесс без сложных и дорогостоящих интеграций - Экономия рабочего времени сотрудника составляет как минимум два часа в день - Пока программный робот быстро и безошибочно собирает информацию для отчета, сотрудник департамента информационных систем занимается более специфичными задачами
ЗАДАЧА Быстрая и независимая от ИТ-подразделений автоматизация рутинных задач. РЕШЕНИЕ - Исключены ошибки, связанные с ручным вводом и обработкой данных - Сокращены непродуктивные потери, в том числе трудозатраты - Создан потенциал роста компании за счет возможности достигать более высоких результатов силами имеющегося коллектива - Высвобождено 10 000 рабочих часов в год -132 сотрудника обучились основам RPA, 5 специалистов автономно создают роботов
ЗАДАЧА Обеспечение безопасности работников на рабочем месте посредством минимизацирования контактов сотрудников с рабочими поверхностями. РЕШЕНИЕ - Отмечена высокая степень продуктивности проведённой в столь короткие сроки работы. Даны поручения по созданию опытного образца промышленного прототипа.
ЗАДАЧА Необходимо было за два календарных месяца внедрить RPA-платформу и развернуть программных роботов, чтобы повысить качество обработки документов ведомства. РЕШЕНИЕ - Были автоматизированы операции, которые выполнялись четырьмя сотрудниками и занимали 50% их рабочего времени - Роботы полностью контролируют входящий и исходящий поток документов в АКУ — до 70 в день - Сведены к минимуму ошибки и несоответствия сопроводительной информации
ЗАДАЧА Необходимо было внедрить RPA-платформу, развернуть и настроить в No-Code среде программных роботов для работы с приложениями MS Office и Adobe. РЕШЕНИЕ - Время выполнения операций по созданию отчета сократилось с 60 до 10 минут. - Решена проблема выгорания специалистов - Отчеты больше не содержит ошибок ручного ввода и проверки данных
ЗАДАЧА Необходимо было разработать, внедрить и настроить в No-Code среде программных роботов для объединения данных из нескольких ИС, конвертирования данных, сбора и передачи информации из разных источников, типизированной обработки информации. РЕШЕНИЕ - Внедрение первых трех роботов освободило от рутины 18 сотрудников комитета. - Сотрудники были направлены на более интеллектуальную работу. - Скорость обработки отчетов увеличилась в 5 раз.
ЗАДАЧА Повысить удобство работы в текущей учетной программе и высвободить энергию сотрудников на выполнение задач по развитию. РЕШЕНИЕ - В месяц три робота выполняют до 6 000 задач. Человек выполняет подобные рутинные задачи в три раза медленнее. Экономия составила до 15% зарплатного бюджета в год.
ЗАДАЧА Автоматизировать обработку обращений и документации, а также процесс организации аудио- и видеоконференций в компаниях холдинга. РЕШЕНИЕ - Программные роботы ROBIN ежемесячно сокращают два дня трудозатрат в Департаменте экономического планирования РусГидро; - Только в части пользовательских обращений за январь 2023 года робот обработал 28% из 13 тысяч заявок.
ЗАДАЧА Роботизировать цикл обработки первичной бухгалтерской документации. РЕШЕНИЕ - Внедрение гибких интегрированных инструментов позволило «Delivery Club» быстро справляться с большим потоком документов и ускорить ввод данных в SAP. Теперь сотрудники тратят на это в три раза меньше времени.
ЗАДАЧА Ускорить процесс пополнения электронного каталога. РЕШЕНИЕ - Цифровые сотрудники сокращают трудозатраты на 92% до 16 часов. Количество ошибок ручной обработки записей сократилось, а платформа ROBIN легко встроилась в IT-ландшафт национальной библиотеки.
ЗАДАЧА Автоматизировать формирование сводки по местоположению, маршруту и задержке вагонов. Снять нагрузку с десятков сотрудников, которые вручную формировали сводные данных из разных внешних и внутренних систем. Каждый из специалистов за рабочий день обрабатывал информацию по 40-50 вагонам. РЕШЕНИЕ - Внедрено RPA решение «Анализ задержек подвижного состава», который автоматически собирает статистику и анализирует данные по 1200-1300 вагонам в сутки.
ЗАДАЧА Снять нагрузку с сотрудников за счет RPA технологий по двум направлениям: мониторинг и обработка заявок на открытие депозитных счетов и обработка зарплатных реестров для формирования платежей по заработной плате.
РЕШЕНИЕ – автоматически анализируют поступившие в систему документы и выполняют поиск новых заявок на открытие депозитных счетов в соответствии с критериями Банка – автоматически проверяют системы ДБО на предмет поступления зарплатных реестров от компаний.
ЗАДАЧА RPA автоматизация процесса ручного мониторинга сайта Центрального Банка России, в который были вовлечены трое сотрудников. Минимизировать риск пропустить нужную информацию и снять нагрузку с сотрудников.
РЕШЕНИЕ: - Технология RPA ROBIN в автоматическом режиме проверяет сайт Центрального Банка РФ с целью поиска новостей о лишении банков лицензии. При обнаружении таких новостей, оповещает через MS Outlook всех заинтересованных лиц.
ЗАДАЧА Роботизировать процесс оформления заявок на поставку продукции и не расширить штат операторов по логистике, ежедневно обрабатывающих заказы на поставку продукции.
РЕШЕНИЕ: - Программные роботы мониторят появление новых заказов на поставку продукции от магазинов в двух системах, извлекают информацию по ним, переносят в сводный реестр заказов, выполняя ряд проверок и расчет даты поставки в соответствии с договором.