Автоматизация HR: какие кадровые процессы можно роботизировать

Количество задач в HR постоянно растёт, а расширять команду пропорционально нагрузке не всегда возможно. При этом значительная часть рабочего времени специалистов уходит не на взаимодействие с людьми и решение стратегических задач, а на повторяющиеся операции.

К таким задачам относятся:

• оформление сотрудников и обработка кадровых документов;
• перенос данных между информационными системами;
• подготовка справок и отчётов;
• первичный поиск и отбор кандидатов;
• ответы на типовые вопросы сотрудников;
• сбор и согласование табелей учета рабочего времени.

Даже если в компании уже используются HR-системы, часть операций может оставаться ручной. Например, сотруднику приходится переносить одни и те же данные между учетной системой, корпоративным порталом и таблицами Excel.

В результате компания повторно оплачивает выполнение одних и тех же операций, а HR-специалисты тратят время на рутину вместо работы с сотрудниками.

Роботизация позволяет передать повторяющиеся действия цифровым инструментам и освободить время HR для задач, где необходимы человеческое участие, экспертиза и внимание к людям.

Эффект автоматизации зависит не только от программного обеспечения, но и от того, насколько правильно выстроен сам процесс. Если автоматизировать процесс, в котором есть лишние согласования, дублирование данных и неэффективные действия, можно просто перенести существующие проблемы в цифровую среду.

Поэтому перед внедрением автоматизации важно:

1. Рассмотреть весь путь сотрудника в компании: от первого контакта с кандидатом до завершения работы.
2. Определить, какие задачи требуют участия человека, а какие представляют собой повторяющиеся операции.
3. Выбрать процессы, которые можно автоматизировать целиком, а не ограничиваться отдельными действиями.

Комплексный подход помогает выявить узкие места, сократить лишние операции и улучшить качество HR-сервиса для сотрудников и руководителей.
Такой подход особенно важен, когда автоматизация затрагивает несколько информационных систем. Например, оформление сотрудника может включать обработку документов, перенос данных, создание учетных записей и передачу информации между системами. Роботизация отдельного действия не всегда устраняет ручную работу на других этапах.

При автоматизации HR-процессов могут использоваться программные роботы и инструменты искусственного интеллекта. Они решают разные задачи и могут дополнять друг друга.

RPA (Robotic Process Automation, роботизированная автоматизация процессов) — технология роботизированной автоматизации процессов. Программный робот повторяет действия человека в информационных системах по заданному алгоритму и выполняет их в соответствии с установленными правилами. RPA подходит для повторяющихся операций: переноса данных, заполнения форм, формирования отчётов и взаимодействия с корпоративными приложениями.

Искусственный интеллект и языковые модели применяются там, где требуется работа с текстом, понимание содержания документов, обработка свободных запросов или формирование ответов. Например, языковая модель может использоваться для поиска информации во внутренних документах и консультаций сотрудников, а программный робот - для выполнения последовательности действий в корпоративной системе.

Таким образом, роботизация не обязательно предполагает использование искусственного интеллекта. Если задача состоит в повторении чётко определённых действий, её можно автоматизировать с помощью RPA. Более сложные сценарии могут включать оба инструмента.

Роботизация применима на разных этапах жизненного цикла сотрудника: от подбора и оформления до адаптации, кадрового администрирования и увольнения.

1. Подбор персонала

Поиск кандидатов требует изучения вакансий и резюме на различных площадках, отбора подходящих специалистов и первичного взаимодействия с ними.

Программный робот может:

• искать кандидатов на площадках по заданным фильтрам;
• собирать информацию о подходящих резюме;
• формировать единый отчёт;
• передавать результаты HR-специалисту на согласование.

Робот может выполнять поиск в нерабочее время, чтобы к началу рабочего дня специалист получил подборку потенциальных кандидатов. Для первичного взаимодействия также можно использовать голосовой модуль, который связывается с кандидатами, уточняет актуальность поиска работы и рассказывает о вакансии. Это позволяет HR-специалисту продолжить общение с кандидатами, уже знакомыми с предложением.

Таким образом, автоматизация подбора персонала может охватывать не только поиск резюме, но и часть первичных операций до момента подключения рекрутера.


2. Оформление сотрудников

При приёме нового сотрудника HR-службе необходимо обработать документы, внести персональные данные и создать учетные записи в корпоративных системах.

С помощью роботизации можно:

• распознавать данные из сканов документов;
• извлекать необходимые сведения, например ФИО и реквизиты паспорта;
• создавать карточки сотрудников в информационных системах;
• формировать заявки на создание учётных записей;
• автоматизировать отдельные действия, связанные с оформлением корпоративной почты.

Это сокращает объем ручного ввода и помогает уменьшить задержки при оформлении.
Один из ключевых сценариев здесь — автоматизация обработки кадровых документов: данные из документа извлекаются автоматически и используются на следующих этапах процесса без повторного ручного ввода.

3. Адаптация и обучение сотрудников

На этапе адаптации новым сотрудникам необходимо ознакомиться с внутренними регламентами, пройти обучение и выполнить обязательные процедуры.

Автоматизация позволяет организовать:

• рассылку материалов и уведомлений;
• напоминания о прохождении обязательных курсов;
• предоставление ссылок на обучение;
• тестирование после ознакомления с материалами;
• контроль прохождения этапов адаптации;
• формирование отчетов для руководителей.

Виртуальный ассистент также может отвечать на типовые вопросы новых сотрудников, используя внутреннюю базу знаний компании. Например, сотрудник может уточнить, какие документы нужны для выхода на работу или где найти информацию о корпоративных правилах.

В результате автоматизация онбординга помогает связать несколько операций в единый сценарий: от отправки материалов и напоминаний до контроля прохождения обязательных этапов.

4. Кадровое администрирование и сервис для сотрудников

Многие обращения сотрудников связаны с повторяющимися запросами: получение справок, оформление отпуска или командировки, уточнение остатка отпускных дней. Такие процессы можно запускать через чат-интерфейс, в котором сотрудник формирует запрос, а система передает его на необходимые этапы обработки и согласования.

Например, при оформлении отпуска робот может подготовить заявку, направить её руководителю и после согласования передать информацию для дальнейшей обработки. Это позволяет сократить количество ручных действий со стороны HR-службы и упростить взаимодействие сотрудников с кадровыми сервисами.

Так автоматизация кадрового администрирования может объединять самообслуживание сотрудников и выполнение последующих операций в информационных системах.

5. Увольнение сотрудников

Процесс увольнения включает несколько последовательных действий, которые важно выполнить своевременно. Часть операций можно автоматизировать, чтобы контролировать прохождение необходимых этапов и не допускать пропуска отдельных действий.

Например, своевременное прекращение корпоративных услуг, таких как ДМС, помогает избежать лишних расходов компании.

Роботизация позволяет выстроить последовательность действий и контролировать, чтобы необходимые операции выполнялись в нужном порядке и в установленные сроки.

6. Работа с табелями учета рабочего времени

Подготовка табелей требует сбора информации об отпусках, больничных и других отсутствиях, взаимодействия с сотрудниками и руководителями, а также передачи итоговых данных в учетную систему.

Роботизация позволяет выстроить последовательный процесс:

1. Собрать сведения об отсутствиях из доступных информационных систем.
2. Напомнить сотрудникам о необходимости заполнить табели.
3. При наличии данных предварительно заполнить часть информации.
4. Передать табели руководителям на согласование.
5. Организовать подписание, если в компании предусмотрен такой этап.
6. Загрузить утвержденные данные в учетную систему для проведения начислений.

Дополнительные проверки помогают выявлять ошибки и возвращать данные на корректировку.

Этот пример показывает, что автоматизация HR-процесса может включать не одно действие, а целую цепочку операций между сотрудниками, руководителями и информационными системами.

Платформа ROBIN предназначена для создания и выполнения программных роботов, которые автоматизируют повторяющиеся действия в информационных системах. В рамках платформы доступны инструменты для разработки роботов, организации взаимодействия между роботами и сотрудниками, распознавания документов и работы с интеллектуальными ассистентами.

Основные инструменты платформы

ROBIN Studio — среда для создания программных роботов с помощью визуального конструктора. Сценарии собираются из готовых блоков, поэтому для автоматизации не обязательно обладать навыками программирования.

ROBIN Process — инструмент для организации процессов, в которых часть действий выполняют роботы, а часть требует участия сотрудников. Он позволяет выстраивать последовательность этапов, согласований и проверок.

ROBIN IDP — инструмент для распознавания документов и извлечения из них необходимых данных. Он помогает автоматизировать обработку сканов и перенос информации в корпоративные системы.

ROBIN AI и ROBIN Assistant — инструменты для работы с искусственным интеллектом и взаимодействия с сотрудниками через чат-интерфейс. Они могут использоваться для поиска информации, консультаций и запуска типовых процессов.

Платформа может разворачиваться внутри инфраструктуры заказчика, в том числе с размещением языковых моделей во внутреннем контуре компании. Также предусмотрены облачные варианты размещения.

1.Интеллектуальный поиск по базе знаний

Сотрудник задаёт вопрос в чате и получает ответ на основе внутренних документов компании: регламентов, инструкций и других материалов. База знаний может пополняться вручную или через интеграцию с корпоративными хранилищами. Такой подход позволяет сотрудникам получать информацию без необходимости самостоятельно искать её в разных источниках.

2.Запуск HR-процессов через чат

Сотрудник может отправить запрос на оформление отпуска, командировки или получение справки через интерфейс ассистента. Если процесс требует согласования, заявка передается руководителю. После принятия решения сотрудник получает уведомление о результате.

3.Распознавание кадровых документов

Система извлекает необходимые сведения из сканов документов. Можно распознавать документ полностью или получать только определённые атрибуты, например ФИО и номер паспорта. Полученные данные используются для автоматизации последующих операций: создания карточек сотрудников и заявок в информационных системах.

4.Сопровождение адаптации

Сотрудникам можно автоматически направлять материалы, уведомления и тесты в течение испытательного срока. Система фиксирует прохождение этапов и формирует отчеты, которые позволяют руководителям отслеживать выполнение необходимых действий.

5.Автоматизация работы с табелями

Робот собирает информацию об отсутствиях, напоминает сотрудникам о заполнении табелей, передаёт данные на согласование и загружает утвержденную информацию в учетную систему. Такой сценарий помогает сократить количество ручных операций и контролировать соблюдение сроков.

Чтобы получить измеримый результат, не обязательно сразу перестраивать всю HR-инфраструктуру. Начать можно с одного часто повторяющегося процесса.

Основные шаги:

1. Выбрать процесс. Определить, какая задача выполняется регулярно и отнимает значительное количество времени. Это может быть поиск кандидатов, подготовка отчётов или обработка кадровых документов.
2. Оценить текущие затраты. Зафиксировать, сколько времени занимает выполнение задачи вручную и какие ресурсы на неё расходуются.
3. Запустить пилотный проект. Настроить робота для выбранного процесса и проверить его работу на практике. По словам спикера, настройка программного робота может занимать от 1 до 3 недель, в зависимости от задачи.
4. Измерить эффект. Сравнить время выполнения процесса и полученные результаты до и после автоматизации.
5. Масштабировать решение. После успешного пилота можно переходить к автоматизации других процессов и постепенно расширять применение роботизации в компании.

Важно не стремиться автоматизировать все HR-процессы одновременно. Пилот на одном понятном и регулярно повторяющемся процессе позволяет проверить подход, измерить результат и понять, какие сценарии стоит масштабировать дальше.

В крупных организациях следующим этапом может стать создание внутреннего центра компетенций, который позволит сотрудникам самостоятельно разрабатывать и развивать сценарии автоматизации.

Что такое автоматизация HR-процессов?

Автоматизация HR-процессов — это передача части повторяющихся кадровых операций программным инструментам. Она может включать роботизацию действий в информационных системах, автоматическую обработку документов, запуск процессов через чат и использование искусственного интеллекта для работы с текстом и внутренними знаниями.

Какие HR-процессы можно автоматизировать?

С помощью роботизации можно автоматизировать отдельные операции и целые процессы в подборе персонала, оформлении сотрудников, адаптации и обучении, кадровом администрировании, обработке документов, работе с табелями и увольнении.

Что такое RPA в HR?

RPA — это роботизированная автоматизация процессов. Программный робот выполняет повторяющиеся действия в информационных системах по заданному алгоритму: переносит данные, заполняет формы, формирует отчёты и взаимодействует с корпоративными приложениями.

Чем RPA отличается от искусственного интеллекта в HR?

RPA работает по заданным правилам и подходит для повторяющихся последовательностей действий. Искусственный интеллект применяется в сценариях, где необходимо анализировать содержание документов и текстов, понимать свободные запросы или формировать ответы. В одном HR-процессе технологии могут использоваться совместно.

С чего начать автоматизацию HR?

Оптимальный первый шаг — выбрать один регулярный процесс с заметным объемом ручной работы, оценить текущие трудозатраты, запустить пилот, измерить результат и только после этого масштабировать решение на другие процессы.

Роботизация HR-процессов помогает сократить объем ручных операций, ускорить выполнение кадровых задач и снизить нагрузку на специалистов.

Автоматизация может охватывать весь путь сотрудника в компании: от поиска кандидатов и оформления до адаптации, кадрового администрирования и увольнения. При этом ключевое значение имеет не количество внедренных технологий, а правильный выбор процессов и понимание того, где автоматизация принесет наибольший эффект.

Передавая роботам рутинные операции, HR-служба получает больше времени на работу с людьми и развитие HR-сервиса.